3. diel - Time management - Techniky, ako lepšie hospodáriť s časom

V minulej lekcii, Time management - Stanovenie priorít a cieľov , sme si vysvetlili dôležitosť stanovenia priorít a cieľov, ktoré sú cestou k úspešnému zvládnutiu time manažmentu.

V tejto lekcii sa zameriame na techniky, ktoré nám umožnia lepšie si zorganizovať náš čas. Patrím medzi ne napr. pravidlo dvoch minút, to do list, porciovanie slona ai.

Účinné techniky, ako lepšie hospodáriť s časom

Nie je rozhodne nutné praktizovať vo svojom živote všetky tieto poučky a zásady. Zvoľme si iba tie, ktoré nám budú vyhovovať. Ale používajme ich skutočne svedomito a pravidelne. Iba tak nám prinesú vytúžené výsledky.

To do list

Ide vlastne o obyčajný zoznam úloh. Ten môže mať mnoho podôb. Od papierového po elektronický vo forme aplikácie v telefóne. Dôležitá je prehľadnosť.

Niekomu vyhovujú papieriky na pracovnom stole, ktoré postupne vyhadzuje a nahrádza novými. Papierková metóda, hoci ju sem tam použije každý z nás, nie je však to najvhodnejšie riešenie. Lepšie je mať všetko zapísané na jednom mieste. Napríklad v diári, nástennom kalendári alebo v už spomínanej appke. Môžete si tiež urobiť viac "to do" listov. Pracovný, súkromný alebo aj rodinný vo forme prepisovacej tabuľky na chladničku.

Pravidlo dvoch minút

Úlohy, ktoré zvládneme urobiť do dvoch minút nezapisujme, ale urobme hneď. Ide typicky napríklad o príkaz v internetovom bankovníctve alebo vynesení odpadkov. Hocikedy nám takúto úlohu totiž trvá kratší čas vykonať než zapísať.

Prehltnime žabu

Nejedná sa o nabádanie na konzumáciu žabích stehienok 😊 Každý deň si stanovme jednu nepríjemnú úlohu. Ten hneď ráno splňme. Vyriešme reklamáciu, objednajme sa k zubárovi, zavolajme nepríjemnému zákazníkovi…

V praxi to znamená - pre nás najzložitejšia alebo najnepríjemnejšia vec vybavme ten deň ako prvý. Budeme mať to najhoršie za sebou a do ďalších povinností sa vrhneme so to väčším elánom. Toto pravidlo aplikujme skôr na kratšie úlohy, aby sme nepríjemnou úlohou nestrávili celé dopoludnie a nestratili chuť do plnenia povinností.

Multitasking

Je schopnosť zvládať niekoľko úloh naraz. Čo sa niekedy hodí. Napríklad pri žehlení si môžeme pustiť audio s výučbou jazyka, alebo si zavolať počas jazdy autom (samozrejme za použitia handsfree). Multitasking je možné praktizovať u vecí rutinných. Nové úlohy však riešme radšej samostatne. A nepreskakujme chaoticky od jednej veci na druhú.

Neprerušujme reťaz

Či už sa rozhodneme pravidelne cvičiť, alebo sa každý deň naučiť 10 anglických slovíčok, svoj každodenný úspech si vyznačme do kalendára. Krúžkujme, vyfarbujme, škrtajme, ako sa komu páči.

To podstatné je, že keď sa pozrieme na svoje predchádzajúce úspechy (napríklad dvadsať odcvičených dní), nebude sa nám chcieť tento rad prerušiť a vyhecujeme sa na výkon. Môžeme využiť aj aplikácie v telefóne, ktoré nás budú na danú úlohu každý deň upozorňovať.

Táto praktika je veľmi vhodná aj pre deti. Naučia ich zodpovednosti a pravidelnosti a ešte u nej môžu prejaviť svoju kreativitu (všetky tie farbičky v kalendári 😊).

Rozporcujme slona

V praxi to znamená, že je vhodné si zložité a najmä dlhodobé úlohy deliť na čiastkové úlohy. Ak budeme plniť náročné úlohy po častiach, je pravdepodobné, že vytrváme.

Budík

Používajme budík. Či už klasický alebo ten v telefóne. Keď zazvoní, vstaňme hneď. Inak sa dostaneme do časovej tiesne. Dobrým trikom je dať si budík do inej miestnosti. To nás donúti skutočne vstať.

Časovanie

Stanovme si u našich povinností termíny, do ktorých majú byť hotové. Definujme si úlohy denné, týždenné či štvrťročné.

Časovo ohraničené stretnutia

Či už sa jedná o stretnutie pracovné, alebo súkromné, definujme si s protistranou čas, ktorý budeme schôdzke venovať. Stretnutie tak bude efektívnejšie. To platí najmä v prípade pracovnej schôdzky, kedy nebudeme márniť čas zbytočným „vykecávaním“.

Poriadok

Rád vo veciach prekvapivo prinesie aj ušetrený čas. Vyhoďme veci, ktoré nepotrebujeme. Napríklad oblečenie v skrini, ktoré nenosíme. Zredukujme šatník, ktorý sa tak stane prehľadným. Každé ráno tak ušetríme vzácne minúty nad premýšľaním, čo si vziať na seba.

Upracme si na pracovnom stole, v šanónoch, ale aj v telefóne a počítači. Odstráňme nepotrebné aplikácie či súbory. Urobme poriadok všade tam, kde cítime určitý chaos. Keď budeme vedieť, kde akú vec nájsť, ušetríme tým každý deň veľa času.

Vypnime notifikácie

Nemusíme ihneď vyriešiť každý mail, ktorý nám práve pristane v schránke. Práve tak nie je bezpodmienečne nutné pozerať na svoj samrtphone čo desať minút.

Ak prestaneme sledovať upozornenia na nové správy na WhatsAppe či Messnegeri, budeme sa môcť na svoju úlohu plne sústrediť. A to nám pomôže k jeho rýchlejšiemu vyriešeniu. Na sociálne siete, maily, telefonáty si vyhraďme obmedzený čas, ktorý im budeme venovať. Tu pravidlo dvoch minút neplatí.

Paretovo pravidlo 80/20

Pravidlo hovorí, že osemdesiat percent úsilia, ktoré v najrôznejších oblastiach vynaložíme, prináša len dvadsať percent výsledkov, ktoré sme na jeho základe dosiahli.

Príklad? Predstavme si firemnú poradu, kde 80 % času diskutuje iba 20 % účastníkov. Alebo fakt, že väčšinou 80% firemných ziskov generuje 20% zákazníkov. Prípadne 80 % času venujeme činnostiam, ktoré nás tešia iba z 20 %.

Čo z týchto tvrdení vyplýva? Naše úsilie je potrebné zamerať tam, kde možno očakávať najväčší efekt.

Žime v prítomnosti

Zdá sa to možno samozrejmé, ale pri hospodárení s časom je dôležité žiť tu a teraz. Je síce vhodné poučiť sa z minulých chýb, ale neriešme zbytočne dlho to, čo bolo. Pretože to už aj tak nezmeníme.

Čo sa týka budúcnosti, je výhodné plánovať a byť na ňu pripravený. Nemali by sme však utekať do budúcnosti až príliš. Známa klišé „až bude čas“, „až budem mať dosť peňazí“ a podobne.

Stíhať znamená prestať ponáhľať

Stíhať znamená prestať ponáhľať hovorí sympatický kouč Mark Dzirasa. Viac ponáhľať, neznamená viac stíhať. Občas je dobré sa zastaviť a ujasniť si prečo sa vlastne ponáhľame a čo nám to prináša. Upustiť z myšlienkového modelu "nestíham", ktorý sa v našej spoločnosti nadužíva. "Mám dosť času." To je oddnes naša kúzelná mantra. Keď zostaneme v pokoji, budeme efektívnejšie.

Analýza stráveného času

Ak máme aj napriek tomu stále pocit, že nestíhame, zhodnoťme si spätne svoj čas. Veďme si denník, kam si budeme poctivo zapisovať činnosti, ktoré sme celý deň robili. Iste nájdeme kostlivcov v skrini, s ktorými sa budeme môcť s pokojným srdcom rozlúčiť (hranie hier na PC, seriály…).

Prípadne zistíme, že niektoré nepodstatné povinnosti plníme zo zotrvačnosti a môžeme ich hravo delegovať na niekoho iného.

V nasledujúcom kvíze, Kvíz - Význam, ciele, techniky, načasovanie v time manažmente, si vyskúšame nadobudnuté skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.