2. diel - Time management - Stanovenie priorít a cieľov

V minulej lekcii, Time management - Význam a benefity , sme si uviedli význam time manažmentu a prečo by sme mali zvládnuť jeho princípy, aby sme dosiahli kvalitnejší život bez nadmerného stresu.

V tejto lekcii si ukážeme, že stanovenie osobných a profesných cieľov a určenie priorít je cestou k úspešnému zvládnutiu time manažmentu.

Nie je možné zvládnuť všetko, čo od nás chce okolie alebo my sami. Práve tak nie je v našich silách byť vždy a všade. Svoje aktivity sa musíme naučiť selektovať. Správna úloha by mala vždy vytvárať nejakú zmysluplnú hodnotu.

Stanovenie priorít a cieľov

Niekedy zistíme, že úlohy, ktoré si stanovíme a považujeme za smrteľne dôležité, vlastne vôbec dôležité nie sú. Zoberme si typickú činnosť, ktorú robíme všetci a tou je upratovanie. Upratovať sa dá všelijako. Ako upratujú deti? Väčšinou skôr naoko, aby sa nepovedalo. Zatiaľ čo my dospelí máme tendenciu mať všetko dokonalé.

Má doraziť plánovaná návšteva. Koľko času si na zútulnenie domova vyhradíme? Tri hodiny, v ktorých dokonca umyjeme aj okná a naleštíme kľučky od dverí? A čo sa stane v prípade, keď návšteva náhle zavolá, že stíha doraziť skôr a je u nás už za dvadsať minút?

V tej chvíli začneme pracovať efektívne. Urobíme totiž iba to najdôležitejšie. Vyvetráme, rýchlo zametieme, usteleme, porovnáme pár rozhádzaných vecí, v kúpeľni umyjeme wc, vymeníme uterák. A pozrime sa, ono to vlastne nakoniec doma vyzerá celkom dobre. Namiesto troch hodín sme upratovali iba dvadsať minút. Návšteva je spokojná, my nakoniec tiež. Nie sme za bordelára a ešte sme ušetrili čas. Aj to je time manažment.

Tým nikoho nenabádame na každodenné povrchné upratovanie, nieto ešte na neporiadok. Je ale dôležité dať si na misku váh úsilie, ktoré musíme danej činnosti venovať a výsledok, ktorý očakávame nielen my, ale aj okolie. Nie je potrebné usilovne drieť a upracovať sa. Záleží na výsledku, nie na čase, ktorý sme úlohe venovali. Síce je pravdou, že bez práce nie sú koláče, ale v dnešnej dobe by sme mohli do známeho príslovia vpašovať „bez efektívnej práce“.

Ciele

Ciele môžeme rozdeliť na:

• krátkodobé - pr.: vstať druhý deň o hodinu skôr, skúsiť uvariť nové jedlo,
• dlhodobé - pr.: štúdium, chudnutie.

Čo je však zásadné - ciele, ktoré si v živote stanovíme, majú byť SMART:

• S = špecifické - Je cieľ dobre špecifikovaný a pochopíme ho nielen my, ale všetci, ktorí sa ho budú snažiť splniť spoločne s nami? Toto platí v prípade pracovného tímu či rodiny.
• M = merateľné - Ako bude prebiehať hodnotenie, či sa cieľ podarilo splniť? Dá sa cieľ vôbec adekvátne zmerať?
• A = akceptovateľné (alebo tiež ambiciózne) - Naozaj tento cieľ túžime urobiť? Máme dostatok motivácie?
• R = reálne - Je cieľ reálny teda splniteľný? Máme naň dostatok energie či finančných prostriedkov?
• T = termínovo ohraničené - Je vhodné splnenie cieľa ukotviť do konkrétneho termínu. Teda nestačí iba „naučím sa JavaScript“, ale „naučím sa JavaScript do konca tohto štvrťroka“.

Ideálne je si taký smart cieľ zapísať, aby sme ho mali stále na očiach. Môžeme tak urobiť pomocou diára alebo „to do“ listu. Pokiaľ ale máme cieľ zložitejší a veľa po jeho splnení túžime, môže nám výborne poslúžiť vision board (nástenka snov a cieľov) alebo myšlienková mapa.

Ciele je dobré rozporcovať na čiastkové časti. Naším cieľom bude napríklad túžba stať sa programátorom. Tento zámer si môžeme rozkúskovať tak, že si dáme pol roka na to, aby sme každý mesiac prenikli do jedného programovacieho jazyka. A v ďalšom štvrťroku potom budeme trénovať každý deň hodinu ten jazyk, ktorý nás zaujal a chceme sa mu venovať intenzívne. Presné časové rozvrhnutie je samozrejme na každom z nás.

Čo ak sa splnenie stanoveného cieľa nepodarí? Nič sa nedeje, nepodliehajme panike. Dôležité je nekritizovať sa, vytrvať a položiť si otázku, prečo sa nám nepodarilo zámer splniť. Môžeme totiž zistiť, že sme sa s vytúženým cieľom pomýlili. Potom nie je nutné naučiť sa za každú cenu kórejsky len preto, že sme to sami sebe sľúbili. Najmä pokiaľ vieme, že túto zručnosť aj tak nikdy nevyužijeme.

Čo je skutočne dôležité?

Je vhodné si urobiť tabuľku, kde bude na osi X "naliehavé / nenaliehavé" a na osi X "dôležité / nedôležité". Vzniknú takto 4 políčka, do ktorých si možno rozdeliť úlohy:

	NALIEHAVÉ	NENALIEHAVÉ
DÔLEŽITÉ
NEDÔLEŽITÉ

Naliehavé sú činnosti, ktoré treba urobiť ihneď. Napríklad vyzdvihnúť dieťa zo školy. To je dôležité a naliehavé. Nedá sa to odložiť ani vypustiť.

Naliehavé, ale nedôležité sú napríklad naše obľúbené činnosti alebo odpočinok. Dajme tomu príjemný kúpeľ. Tieto úlohy môžu počkať, ale treba ich naplánovať. Znamená to, že keď privezieme dieťa zo školy, vaňa je naša. Naliehavé, ale nedôležité úlohy prípadne delegujme na ostatných (napríklad nákup potravín).

A čo také rozvíjanie vzťahov s našimi blízkymi? Síce nenaliehavé, ale veľmi dôležité. V praxi to môže vyzerať tak, že uvaríme partnerovi večeru. Nemusí to ale byť dnes, stačí zajtra. Vzťah to určite posilní.

A potom tu máme kolónku nedôležité a nenaliehavé. To sú tzv. zlodeji času, ako napríklad televízie alebo sociálne siete, bez ktorých sa hravo zaobídeme. Snažme sa teda túto kolónku čo najskôr vyprázdniť.

Zlodeji času

Zlodeji času okrem televízie alebo sociálnych sietí sú ale tiež:

• nedefinované ciele, priority a plány,
• mnoho paralelných činností naraz,
• nedostatočná motivácia,
• prokrastinácia (odkladanie úloh),
• nedotiahnutie úloh do konca,
• prehnaný perfekcionizmus,
• neefektívna komunikácia (telefonovanie, porady),
• nedostatočné delegovanie na ostatných,
• nevyužívanie pravidiel time manažmentu.

.<>

Nedotiahnuté úlohy vs. perfekcionizmus

Ani jedno nie je dobre. Existuje množstvo impulzívnych ľudí, ktorí ako sa rýchlo pre vec nadchnú, tak rýchlo ich záujem opustí. Nedotiahnu nič do konca, čo je škoda.

Naproti tomu byť prísny puntičkár tiež nie je ideálny stav. Nielen, že touto vlastnosťou budeme pre svoje okolie neznesiteľní, ale môžeme byť príliš prísni aj sami k sebe a lipnúť zbytočne na nepodstatných veciach.

Nepreceňujme sa

Nemali by sme sa báť životných výziev a občas nie je od veci vrhnúť sa do niečoho takzvane po hlave. Pri plánovaní a prijímaní úloh by sme však mali zostať realisti a vedieť odhadnúť svoje limity. Je lepšia niektorá úloha odmietnuť hneď na začiatku, než ju v priebehu vzdať.

Nevieme čo chceme

Špecifická skupina ľudí sa životom pretĺka bez toho, aby vedeli, čo od neho vlastne chcú. Nemajú svoje vízie a ciele. Nie je to však žiadna hanba. Dôležité je, si tento fakt priznať a začať konať. Často „neviem čo chcem“ znamená, že v skutočnosti nechcem. Inšpirácia je všade okolo nás (internet, knihy, záujmové skupiny…). Prevezmime preto zodpovednosť za svoj život a skúsme sa nad cieľmi a prioritami aspoň na chvíľu zamyslieť. Iste nás niečo napadne.

V budúcej lekcii, Time management - Techniky, ako lepšie hospodáriť s časom , si uvedieme techniky, ktoré nám umožnia lepšie si zorganizovať náš čas. Patrím medzi ne napr. pravidlo dvoch minút, to do list, porciovanie slona ai.