ClickUp

Úvod

ClickUp je softvér pre organizáciu tímu, projektu a vlastne čohokoľvek.

V tomto článku ho budeme používať predovšetkým pre organizáciu IT projektu. Niekto si možno povie: Prečo plytvať časom u čítaní tohto článku, keď si môžem v tímoch poslať súbory a úlohy treba cez Dropbox či WhatsApp? Aj keď je Dropbox určený pre zdieľanie súborov, tak sa rozhodne nehodí na organizáciu IT projektov. Netvrdím, že pre organizáciu IT tímu je ClickUp najlepšie, ale tím by sa nejako organizovať mal.

Keby ste niečo nepochopili alebo vám niečo nešlo, určite napíšte do komentárov alebo sa pozrite na oficiálnej dokumentáciu.

Inštalácia

ClickUp môžeme používať buď na webe, alebo si stiahnuť aplikáciu pre desktop. Ja budem používať aplikáciu, ale nebojte, obe verzie sú rovnaké.

ClickUp Web

Prejdeme na stránku aplikácie ClickUp. Musíme sa zaregistrovať, ale to snáď zvládnete bez tutoriálu;-) Keď sa so všetkým statočne preklikáte, uvidíme túto obrazovku:

ClickUp Desktop

Oficiálne ClickUp aplikácia je k stiahnutiu na clickup.com/apps. Tu vyberieme desktop a typ operačného systému. Spustíme inštalátor a nainštalujeme ho. Ak teda nie sme zaregistrovaný, budeme to musieť urobiť teraz. Zobrazí sa niečo také:

Štruktúra

Na obrázku vidíme, že nám ClickUp vygeneroval ukážku projektu. My ho samozrejme používať nebudeme, ale môžeme si na ňom popísať štruktúru. Vidíme, že je projekt rozdelený do štyroch fáz. My sa nachádzame v tej prvej Phase 1 - Strategy. Sú tu štyri tasky (úlohy), každý task má 8 vlastností:

• Názov - Názov úlohy.
• Assignee - Poľom assignee môžeme úlohu niekomu zadať (môžeme ho zadať aj viac ľuďom). Ako niekoho pozvať do nášho projektu si ukážeme za chvíľu.
• Due Date - Dátum, do kedy má byť úloha splnená.
• Priority - Priority označuje vlajočkami rôznych farieb, ako veľmi je úloha dôležitý. Dá sa použiť namiesto Due date, napr. Keď budeme chcieť úlohu splniť do dvoch dní, dáme mu červenú vlajočku (Urgent).
• Status - V akej fáze úloha je: To Do - Nikto ho ani nezačal robiť

  In Progress - Na úlohy práve niekto pracuje

  Ready - Pripravený, napr. Na kontrolu

  Complete - Dokončený.

• To Do - Nikto ho ani nezačal robiť
• In Progress - Na úlohy práve niekto pracuje
• Ready - Pripravený, napr. Na kontrolu
• Complete - Dokončený.
• Budget - Rozpočet na úlohu.
• Spent - Akú sumu sme do úlohy investovali.
• Budget Remaining - Aká suma ešte zostáva, aby sme sa vošli do rozpočtu.

Ikonou plus vpravo, vedľa poľa Budget Remaining môžeme pridávať rôzne ďalšie údaje o úlohe.

Vnútorná štruktúra úloh

Do vnútornej štruktúry úloh sa dostaneme kliknutím na jeho meno. Vpravo vidíme udalosti týkajúce sa úlohy (vytvorenie, nastavenie Priority atď.). Keď zídeme trochu dole, uvidíme dve dôležité sekcie: Subtasks a Attachments. Do sekcie subtasks budeme pridávať podúlohy, do Attachments prílohy (napr. Skripty).

Subtasks

Vytvoríme si nový subtask a potom ho rozkliknite. Vidíme, že už môžeme nastaviť len vlastnosti Status, Assign, Due Date a Priority. Tiež už nemôžeme vytvárať subtasky, ale iba tzv. Checklist, kde môžeme pridávať úlohy iba s vlastnosťou assignee a completed. Vlastnosť completed je vlastne status, ale len s dvoma stavmi, a to To do a Completed.

Attachments

Ako som už spomínal, do Attachments môžeme nahrávať súbory a to v akomkoľvek formáte.

Invite

Na začiatku som písal, že ClickUp budeme používať pre organizáciu tímu, zatiaľ sme ale sami, to sa ale hneď zmení. Ukážeme si totiž, ako niekoho invajtnout. Urobíme to tak, že klikneme do ľavého dolného rohu a vyberieme invite. Do kolónky "invite by email ..." napíšeme email toho, koho chceme pozvať.

Dashboard

Dashboard slúži na to, aby sme videli náš postup lepšie znázornený. Obsahuje teda grafy a rôzne grafické znázornenia. My si z nich ukážeme len niektoré.

Najskôr si vytvoríme novú zložku (cez ikonu pluska vedľa *vaše jméno*´s Space->new folder). Zložku nazveme treba ITnetwork. Vidíme, že nám ClickUp vygeneroval List, ten odstránime. Opäť cez plusko vedľa našej zložky vytvoríme nový list s názvom príprava. Pridáme nový task s názvom pripraviť html, css a javascript kód, assign me a due date napríklad za týždeň. Posledná vec pred dashboard bude nastavenie statusov (stavov). Klikneme na TO DO u nášho tasku a potom na manage statuses. Tu vidíme space statuses TO DO a Completed. V ponuke máme ďalšie návrhy statusov, žiadny z nich nám ale nevyhovuje. Pretože nebudeme chcieť statusy nastavovať zakaždým v novom projekte, vytvoríme si vlastné template (cez odkaz new template) s názvom treba default. Teraz si do nášho templátu pridáme statusy (odkaz + add štatút), a to: IN PROGRESS a READY. Status READY pretiahneme do done statuses. Tak ClickUp spozná, že keď má niečo status READY, tak už na tom nikto nepracuje. Naše statusy by teda mali vyzerať asi takto (farby statusov som zmenil):

Template uložíme cez tlačidlo Save.

Teraz prejdeme do Dashboards:

Pridáme dashboard kliknutím na add dashboard opäť s menom ITnetwork. Teraz pridáme widget (add widget). Trebárs Workload by Status, s názvom postup a zakliknite show closed, aby sme videli aj dokončené úlohy. Ak ste neodstránili príklad, vygenerovaný ClickUpem mali by ste vidieť niečo také:

Graf znázorňuje 13 úloh sa statusom TO DO atď. Tento koláčový graf Workload by Status delia jednotlivé skupiny podľa statusu. Takých grafov je v ClickUp kopa (delia napr. Podľa assign), ale tie už objavíte sami.

Záver

A prichádza tá najťažšia časť - lúčenie;-( Dúfam, že po tomto článku budete vedieť používať ClickUp a celkom dobre v ňom pracovať. Týmto sa s vami lúčim a dúfam, že sa vám článok páčil.