14. diel - Tabuľky v MS Word

V predchádzajúcom cvičení, Riešené úlohy k 11. lekcii Word pre začiatočníkov, sme si precvičili získané skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.

V predchádzajúcej lekcii, Riešené úlohy k 11. lekcii Word pre začiatočníkov , sme dokončili tému základných objektov. Dnes sa budeme venovať tabuľkám.

Jedným z bežných objektov, s ktorým v textovom editore pracujeme, sú tabuľky. Pre spracovanie veľkých a komplikovaných tabuliek používame skôr Excel, však menšie a jednoduchšie tabuľky zvláda aj Word, a aj tu nachádzame rad nástrojov na úpravu tabuliek, ktoré si dnes podrobnejšie ukážeme.

Čo je tabuľka

Tabuľka je mriežkovitou štruktúra, ktorá je ohraničená zvonku (a často aj zvnútra) a máva zvlášť vyznačený prvý riadok, niekedy aj prvý stĺpec. Ide vlastne o kolekciu buniek na rôznych riadkoch a rôznych stĺpcoch. Asi každý z vás už v živote tabuľku videl. Okrem tejto elementárne znalosti si ešte musíme odpovedať na to, čo je to tabuľka v MS Word.

Čo nie je tabuľka

Na účely tohto článku budeme tabuľkami nazývať striktne iba štruktúru nazvanú tabuľka. To, čo vizuálne pripomína tabuľku, môžeme do dokumentu dostať aj iným spôsobom. Klasickým príkladom je obrázok, kedy kúpime výrez nejaké tabuľky na internete či proste v inom programe a vložíme ho do dokumentu.

V lekciách pre pokročilých potom môžete nájsť ďalšie typ objektu, všeobecne nazývaný interaktívny objekt, čo je vlastne taký priehľad do listu Excelu uloženého niekde inde. Ale ani toto, ani žiadny ďalší podobný spôsob, na ktorý môžete ešte prísť, nie je tabuľka v pravom slova zmysle a nebudeme sa jej teda v tomto článku venovať.

K čomu tabuľky slúžia

Tabuľky sú stručné, jasné, prehľadné. Teda takmer všetky, pretože treba nevhodne nastavené formátovanie môže z tabuľky vytvoriť skôr gýč ako dobrý zdroj informácií. Väčšinou sa toto ale nestane a tabuľky nám tak ušetrí veľa času - jedna tabuľka mnohokrát vydá za celý odsek textu.

Tabuľky neobsahujú kontext, ten musí byť vysvetlený okolo nich, sú však úžasným spôsobom prezentácie organizovaných dát. Predpokladom je dodržanie pravidiel práca s tabuľkami.

Práca s tabuľkami

Ukážeme si, ako s tabuľkami pracovať po technickej i formálnej stránke.

Vloženie tabuľky

Vložiť tabuľku môžeme dvojakým spôsobom - buď už existujúce tabuľku skopírujeme a znovu vložíme, alebo vytvoríme úplne novú.

Nová tabuľka sa vkladá pomocou Vloženie - Tabuľka, čo vyvolá ešte otázku, aká veľká tabuľka má byť, pomocou dvoch súradníc (riadky x, stĺpce y). Týmto spôsobom vložíme pravidelnú tabuľku, ktorá nemá príliš veľké rozmery, ktoré by sme už takto definovať nezvládli.

Druhou možnosťou je priamo využiť príkaz Vložiť tabuľku, ktorý otvorí malé menu, kde môžeme zadať veľkosť tabuľky priamo a taktiež definujeme, čomu sa má veľkosť tabuľky prispôsobiť (šírke okna, veľkosti obsahu atď).

Ak sa zaujímame skôr o nepravidelnú tabuľku, v zmysle šírky stĺpcov a výšky riadkov, môžeme uvažovať o tretej možnosti, tj. Navrhnúť tabuľku. Tým sa otvorí kresliaci nástroj, kedy pomocou ťahu myši najprv nakreslím obdĺžnik (vonkajší rámček) a následne pridávame riadky a stĺpce. Tie nemusia byť rovnako široké, môžu byť viacmenej akékoľvek. Nástroj je sprvu trochu zložitejšie na ovládanie, ale je rýchlejší ako následné zlučovanie buniek.

Možnosť Tabuľka Excelu vloží interaktívne objekt, čo je presne to, čo v tejto chvíli Nepreberajú. Naopak posledná voľba, rýchle tabuľky, vkladá riadnu tabuľku MS Word, však už tu máme vopred definované formátovania. Pre určité použitie je to praktické - prejdite si celú ponuku a pozrite sa, či by ste nevyužili napríklad kalendár.

Časti tabuľky

Každá tabuľka má prirodzené časti. Základná skladobnej jednotkou je bunka, teda radový obdĺžnik. Bunky dohromady tvoria riadky a stĺpce, pričom minimum u každého môže byť 1.

Prvému riadku sa hovorí hlavičky. Je to základné informácie o tom, čo sa v stĺpcoch nachádza. Takéto záhlavie má prakticky každá tabuľka. Niektoré majú aj zvláštne prvý stĺpec, ktorý tiež neobsahuje hodnoty, ale popisy riadkov. Špecialitou je riadok súhrnov, čo je naopak odlíšený posledný riadok, ktorý typicky obsahuje číselné súhrny - súčet stĺpce, priemer alebo aj počet riadkov, ktorý sa dá spočítať aj z nečíselných hodnôt.

Pravidlá úpravy tabuliek

Prehliadneme si túto úplne jednoduchú tabuľku:

Hoci nie je vzhľadovo zrovna perfektné, úspešne ukazuje základné pravidlá formátovania v praxi. Tie sú nasledovné:

• prvý stĺpec zarovnávame vľavo,
• prvý riadok (hlavičky) zarovnávame doprostred,
• prvý stĺpec aj prvý riadok zvýrazňujeme spravidla tučne,
• obsah buniek zarovnávame doprava (čísla), alebo doľava (text), prípadne doprostred (čísla i text),
• ak majú čísla desatinné miesta, všetky by mala miest rovnaký počet desatinných miest, aj keby mali byť vyplnené nulami
• stĺpce by mali byť, pokiaľ možno, rovnako široké a riadky rovnako vysoké

Tabuľka je ale mierne zložitejšie, a tak si všimnite, že navyše:

• možno zlučovať bunky v riadku (vodorovne) alebo v stĺpci (zvisle), prípadne utvoriť "megabuňku" z viacerých riadkov a stĺpcov zároveň (ale to nie je moc časté)
• toto zlúčenie sa používa, ak možno logicky stĺpce alebo riadky zlúčiť do nejakej kategórie (zo km, míle)
• záhlavie môže byť aj dvojnásobné, ako vidíme tu, ak je graficky oddelené a prehľadne formátované

U tabuliek, najmä ak sa majú dostať do rúk niekomu ďalšiemu a chceme predviesť kvalitne odvedenú prácu, sa riadime aj nasledujúcim:

• bunky nenechávame prázdne, ak hodnotu nemožno doplniť, využijeme nejaký textový znak (pomlčka, krížik atď.), prázdna bunka budí dojem, že sa na ňu pri vyplňovaní zabudlo
• môžeme využiť aj systém znakov, ktorými odovzdávame dodatočnú informáciu, ale treba ich niekde nižšie vysvetliť; napríklad * sa používa pre upozornenie, že ide iba o odhad,
• je slušnosťou u prevzatých tabuliek uvádzať zdroj informácií, to môžeme urobiť priamo pod tabuľkou hypertextovým odkazom, alebo jednoznačným pomenovaním s tým, že odkaz sa nachádza pod poznámkou pod čiarou
• tabuľka by mala byť napísaná bez názvom, ktorý vysvetľuje, čo v tabuľke vidíme, a tiež môže byť očíslované pomocou špeciálneho číslovanie tabuliek - Tabulka 1, 2, atď.
• nezabudneme niekam do tabuľky, do zátvorky v názve, alebo do poznámky pod tabuľkou uviesť jednotky, ktoré sa v tabuľke vyskytujú

Výsledok potom môže byť napríklad nasledujúce:

Zároveň vidíme, ako jednoducho použiť farby, ale k tým sa tiež ešte dostaneme.

Základné úpravy tabuliek

Keď už vieme, čo chceme zhruba docieliť, ukážeme si ešte ako na to. Vo vloženej tabuľke vždy využijeme pravé tlačidlo myši a možnosť Vlastnosti tabuľky. Niektoré úpravy sú dostupné aj priamo, chceme ale otvoriť to hlavné menu.

V ňom dostávame možnosť nastaviť základné rozmery pre stĺpec, riadok a bunku, u ktorej máme aj možnosť nastavenia zarovnanie obsahu. Stĺpce a riadky upravujeme jeden po druhom, alebo ak je pri otvorení menu najprv vyberieme všetky, platí úpravy pre všetky naraz.

Na karte Tabuľka máme aj tlačidlo pre Ohraničenie a tieňovanie. To je tá voľba, ktorá upravuje "čiary", ktoré robia tabuľku tabuľkou. U našej druhej exemplárny tabuľky si môžete všimnúť, že farby nie sú toľko potrebné, ak je nahradíme zrozumiteľnou úpravou ohraničenie:

Rovnako ako inde aj u tabuliek môžeme formátovanie meniť rovno pomocou tlačidiel na hlavnej lište karty Domov, a to vrátane zarovnanie a ohraničenie.

Pridať alebo odstrániť

Existujúce tabuľky môžeme meniť aj čo sa týka štruktúry. Ak chceme celú tabuľku odstrániť, vyberieme ju celú myšou a pod pravým tlačidlom zvolíme Odstrániť tabuľku. Ak vyberieme len časť tabuľky, táto voľba sa volá Odstrániť bunky a znamená, že dostaneme na výber, čo patrí preč:

Rovnako tak postupujeme s voľbou Vložiť, ktorá pridáva nové časti tabuľky. Dobrá rada je, že sa vloží toľko riadkov / stĺpcov, koľko ich máme vybrané myšou - ak chceme vložiť tri nové stĺpce, vyberieme najprv tri stĺpce myšou a potom klikneme na Vložiť a máme rovno tri nové stĺpce namiesto opakovaného vkladania po jednom.

Pokročilé úpravy

Doteraz neboli spomenuté dve karty, ktoré sa objavujú špeciálne vždy keď klikneme na tabuľku - Návrh tabuľky ponúka široké možnosti pre úpravy formátu (okrem už spomínaného sú tu automaticky nastavené šablóny, ktoré tabuľku zafarbia) a ďalej Rozloženie, ktoré umožnia pracovať so štruktúrou tabuľky. Aj tu sa nachádzajú už známe veci (vkladanie a mazanie, zarovnanie), ale aj pár noviniek.

Existuje totiž aj taký druh tabuliek, ktorý je zoznamom - tj. Typicky má veľkú veľa riadkov a tiahne sa cez niekoľko stránok. V takejto situácii je žiaduce mať hlavičky na každej stránke - aby sme vždy vedeli, o čo ide, a čo sa kde nachádza. Než aby sme to vkladali ručne (čo dosť dobre ani nejde), použijeme automatizovanú voľbu Opakovať riadky záhlavia a tabuľka bude na každej stránke začínať prvým riadkom, čo je veľmi praktické.

Nižšie sa nachádza možnosť Konvertovať na text, ktorá nás tabuľky v dokumente zbaví, ale tak, že hodnoty v zadanej štruktúre zachová, a je teda šetrnejšie než celkové odstránenie tabuľky.

To je pre dnešné lekciu všetko. V lekcii budúci, Ďalšie užitočné možnosti a nastavenia v MS Word 1 , si ukážeme ďalšie veci, ktoré vám môžu prácu s Wordom značne uľahčiť.