2. diel - Histórie Wordu, typy súborov a základné operácie

V minulej lekcii, Úvod do programu Microsoft Word , sme si vytvorili nový súbor, ukázali základné ovládacie prvky Wordu a povedali si niečo o možných stavoch uloženie dokumentu. Dnes si pre zmenu povieme viac o MS Word čoby počítačovom programe, a hlavne si ukážeme, aké typy dokumentov možno vo Worde používať, pretože súbor, ktorý sme si vytvorili minule, rozhodne nebol jediným typom, s ktorým sa vo Worde dá pracovať.

Histórie MS Word

Úplne prvá verzia programu Word prišla na svet už v roku 1983, ale komerčne úspešnú začala aplikácie byť až na platforme Windows v 90. rokoch.

Vzhľad a funkcie programu pochopiteľne zodpovedali dobe vzniku. Vzhľadovo išlo v zásade o šedý rám, kde v hornej časti sa nachádzala hranatá tlačidlá a biela plocha uprostred tvorila stránku. Niektoré prvky si Word nesie už z tejto doby, napríklad obrázok diskety na tlačidle, ktorým sa ukladá súbor, alebo pravítko, čo je mierka nad stránkou, ktoré ohraničuje aktívna časť stránky od okrajov.

Od roku 2000 má Word (rovnako ako Excel a ďalšie) charakteristické číslovanie verzií podľa roku vydania, teda Word 2000, Word 2003, Word 2007, Word 2010 atď.

Zásadnou zmenou si program prešiel v roku 2007. Vo verzii 2007 (všimnite si, že bola jediná, ktorá vyšla so štvorročným, a nie trojročným odstupom) bol jeden pás s hranatými tlačidlami nahradený pásom kariet, čo je ponuka v hornej časti obrazovky, kde sa pre každú kartu pri jej vybrania zobrazí celá paleta súvisiacich nástrojov, a horná časť obrazovky je teda premenlivá, viď nasledujúce obrázky (príklad kariet Vloženie a Reference):

.

Horný pás vyzerá inak pre každú kartu z ponuky. Mimochodom, pás kariet nie je nemenný, jeho obsah môžeme z časti sami ovplyvniť, a to prípadne nasledovne:

• Klikneme pravým tlačidlom na pás kariet
• Zvolíme "Prispôsobiť pás kariet"

• V novej ponuke v pravom stĺpci zaškrtneme čo chceme pridať / odškrtnite čo chceme odobrať

V závislosti na verzii programu sa môže ponuka líšiť, však platí, že čo je začiarknuté je viditeľné a dostupné a čo nie je tak je skryté. Osobitnú pozornosť by som venoval karte Vývojár, ktorá je v predvolenom nastavení vždy skrytá, a ktorá sa využíva na vkladanie interaktívnych prvkov, správu doplnkov a pod.

Od roku 2007 tiež končí súbory programu Word koncovkou .docx namiesto predchádzajúceho .doc. Táto verzia, vzhľadom k neskoršiemu dátumu vydania, ponúka ďaleko viac funkcií a úprav súborov.

Druhá dramatická zmena prebehla v roku 2016, kedy Microsoft prišiel s konceptom Office 365 (Office je balíček kancelárskych aplikácií, v ktorom je obsiahnutý okrem iného i Word). Od tohto roku sa program získava na základe pravidelnej platby za poskytnutie licencie, nie jednorazového poplatku za nákup inštalačného média. Zaplatíte tak teda za možnosť nainštalovať si niektoré programy MS Office a to spravidla až na 5 počítačov, a každý rok sa potom rozhodnete, či chcete svoju licenciu obnoviť. Zároveň prišlo veľké zlepšenie konektivity, kedy je ďaleko jednoduchšie vytvorené súbory zdieľať s inými užívateľmi a taktiež je možné prihlásiť sa na svoj účet a mať súbory naživo synchronizované na cloude a tým pádom dostupné odkiaľkoľvek a v aktuálnej verzii.

Typy súborov

O pár odsekov skôr sme si predstavili dva základné typy súborov - .doc a .docx. Tie sú v podstate totožné, len sa líši verzií (rokom vydania) programu, v ktorej boli vytvorené. Existujú však aj ďalšie typy, o ktorých je dobré mať aspoň všeobecný prehľad.

Univerzálny formát - RTF

V prvom rade by som rád spomenul formát .rtf. Je to skratka z anglického rich text format a ide o univerzálny formát uchovávaní textu nezávislý na editora, inými slovami tento formát možno otvárať vo všetkých programoch, ktoré majú rovnaký účel ako MS Word - aj keď je Word asi komerčne najúspešnejší, stále existuje veľa jeho ekvivalentov .

Formát šablóny - dotx

Veľmi užitočnou vecou je potom šablóna, teda formát typu .dotx. Ide o zvláštny typ súboru, ktorý počas vytvárania ukladáme ako bežný súbor a v okamihu, keď ho máme hotový, ho uložíme ako šablónu. Od tejto chvíle sa už nedá meniť a po jeho otvorení sa otvorí nový súbor vo forme tejto šablóny. Ako príklad využitie môže typicky slúžiť formulár - ide nám o to nejakým spôsobom vytvoriť jeho formu, meniť sa potom následne bude už iba jeho obsah, nie formátovanie a jeho podoba ako taká.

Formát makier - docm

Využitie makier umožňuje súbor typu .docm. Makrá sú procedúry, ktoré sú do Wordu (a oveľa častejšie do Excelu) pridávané pomocou natívneho programovacieho jazyka VBA. Takéto makro potom môže zabezpečiť, že sa váš súbor odošle na zadaný zoznam kolegov stlačením jedného tlačidla, přeuloží do novej zložky s názvom zodpovedajúcim aktuálnemu dátumu a mnohé ďalšie. Ide teda o automatizáciu ľudských činností. VBA je však výrazne mimo rozsahu tejto lekcie, preto si tu tento pojem zmienime iba v spojitosti s možným typom súboru a venovať sa mu prípadne budeme až v pokročilejšom kurze.

Formát - pdf

Zvláštnu úlohu potom hrá .pdf. Jedná sa o univerzálny formát pre zobrazovanie súborov, ktorý je použiteľný pre všemožné platformy. Ak svoj súbor dokončíte a chceli by ste ho otvárať na inom počítači, kde môže byť program v inej verzii alebo dokonca aj iný operačný systém, je pdf presne to, čo vám zaručí, že váš výtvor bude vyzerať stále rovnako. Niekedy sa totiž pri otvorení súboru na inom počítači zmení okraje, rozloženie textu a objektov a tým pádom sa zmení napríklad aj počet stránok dokumentu, inými slovami sa dokument "celý rozhodí" a v osudnú chvíľu, keď ho chcete len vytlačiť, zrazu nemáte súbor, ktorý ste si doma vytvorili a čaká vás zbytočné a otravné editovanie. Práve preto existuje formát pdf, ktorý tomuto spoľahlivo zabráni.

Ale pozor, ide skutočne o prostý otvárač-zobrazovač dokumentov, následné úpravy v ňom sú potom veľmi zložité

Tieto typy súborov sú príkladom tých najčastejšie používaných. Svoj súbor teda môžete uložiť v ktoromkoľvek z nich, a to využitím voľby uložiť ako. Tá sa dá spustiť stlačením klávesu F12 alebo využitím voľby Súbor - Uložiť ako. Následne by sa vám malo zobraziť toto dialógové okno:

V ňom potom už stačí len vybrať požadovaný formát. Vymenované typy formátov sa od seba líšia aj ikonami, ktoré ich reprezentujú. Hoci to závisí aj na verziu programu Word, ktorú používate, môžete dostať napríklad nasledujúce výsledok (malé zelené fajky s programom nesúvisí):

Operácie so súborom

Nezávisle na vyššie uvedenom do tejto lekcie ešte pre istotu zaradím pripomenutie základných operácií so súborom. Týmito základnými operáciami sa myslí vytvorenie, otvorenie, uloženie, přeuložení a zatvorenie súboru. Vytvorenie a otvorenie sme prebrali už minule. ostávajú teda tieto tri:

Uloženie [uložiť]

• Ide o to, aby sa naše rozpracovanej dielo nestratilo potrebné pri neočakávanom reštarte.
• Základným pravidlom je ukladať aspoň raz za päť minút, alebo kto ukladá, ten neľutuje. Na svete bolo vplyvom opomenutia ukladanie stratené už toľko súborov, že by bola škoda pridávať ďalšie.
• Jednoducho teda, urobíte ak v súbore pár úprav, radšej svoju prácu vždy uložte a následne pracujte ďalej a tento postup neustále opakujte.
• Uloženie sa vykonáva buď stlačením Ctrl + S, alebo voľbou Súbor - Uložiť. Ak je súbor úplne nový, je potrebné v dialógovom okne vybrať lokáciu a názov, inak toto môžeme preskočiť.

Přeuložení [uložiť ako]

• Ukladaním súboru vlastne prepisujeme jeho obsah. Súbor samotný je však nedotknutý. Ak chceme zmeniť jeho umiestnenie, názov alebo formát, je potrebné použiť voľbu Uložiť ako.
• K tomu slúži klávesa F12, alebo opäť voľba Súbor - Uložiť ako, ktoré vyvolajú dialógové okno, ktoré sme si už predstavili vyššie.
• Ak použijeme túto možnosť, pôvodný súbor sa automaticky uloží a zavrie a my pokračujeme v práci s tým novým, na novom mieste, s novým názvom alebo novým formátom.

Zatvorenie

• Zatvorenie súboru nie je nijako zložitá operácia, vlastne je tu len jeden možný zádrhel.
• K zatvorenie dokumentu použijeme buď Ctrl + W (zatvorí jeden dokument, ale program zostane bežať = môžeme mať otvorených viac dokumentov v jednom programe), alebo Alt + F4, čím zatvoríme celý program as ním aj všetky príslušné dokumenty.
• Ak sa nepodarí zatvorení, tak preto, že súbor nebol uložený a Word nás varuje pred stratením neuložené práce. Z dialógového okna podľa obrázku nižšie potom vyberieme požadovanú akciu - uložiť / neukladať alebo v prípade, že ste súbor zavreli omylom, zrušiť zatvorenie dokumentu a pokračovať v práci. Ak máme prácu uloženú tesne pred zatvorením, také dialógové okno sa neobjaví.

Týmto možno uzavrieť zoznámenie s Wordom ako programom a pojednanie o možných typoch súborov. V budúcej lekcii, Formátovanie písma a textu v programe MS Word 1 , sa budeme už viac venovať praxi a to formálnym úpravám textu, konkrétne načnete Písmo a Odsek.