16. diel - Ďalšie užitočné možnosti a nastavenia v MS Word 2

V predchádzajúcej lekcii, Ďalšie užitočné možnosti a nastavenia v MS Word 1 , sme si ukázali rozdelenie do stĺpcov, tabulátory a zobrazenia. V dnešnej lekcii si predvedieme zostávajúce znalosti, ktoré do tejto úrovne ovládania MS Word patrí. Ide o poslednú lekciu v tomto seriáli, ale nebojte - nadväzujeme seriálom pre pokročilých používateľov MS Word.

Kontrola pravopisu

Asi ste si všimli, že čas od času je nejaké slovo v texte podčiarknuté červenou vlnkované čiarou. A niekedy sú potrebné podržanie slová všetky. Páchateľom je v tomto prípade Kontrola pravopisu, čo je automatický nástroj, ktorý analyzuje každé slovo, ktoré v dokumente je a porovnáva ho so zoznamom slov pre daný jazyk a ak ho nenájde, tak dôjde k jeho zvýrazneniu podčiarknutím.

Nie vždy platí, že podčiarknuté slovo je skutočne chybné, ale väčšinou to tak býva. Môže ísť napríklad o preklep alebo o slovo, ktoré človek používa, ale v češtine jednoducho správne nie je, pretože ide o slang, nárečie apod. Takáto slová potom končí červeno podržanie.

Druhá možnosť sú modro podčiarknuté slová alebo frázy, ktoré upozorňujú na chyby v gramatike a štruktúre viet, ako napríklad zabudnutú čiarku v súvetí alebo prílišné opakovanie slov.

Kontrola jazyka sa spúšťa pravým tlačidlom na podčiarknutý text alebo klávesom F7.

Hypertextové odkazy

Druh textu, ktorý nás po kliknutí presmeruje na nejakú webovú stránku, je známy ako hypertextový odkaz. Takéto odkazy sa do Wordu vkladajú automaticky, ak napíšeme názov webovej stránky alebo emailovú adresu. Tak automaticky, že to niekedy môže byť nežiaduce.

Hypertextové odkazy sú vždy podčiarknuté a prirodzene majú typickú modrú farbu. Pokiaľ už bol z otvoreného dokumentu hypertext aktivovaný, farba sa zmení na fialovú.

Práca s hypertextu obnáša ich tvorbu a ich úpravu z hľadiska obsahu az hľadiska formy. Z hľadiska formy je upravujeme ako akýkoľvek iný text, len pozor na to, že podčiarknutie síce môžeme odstrániť, avšak tým môžeme nechať zmiznúť jasné vodítko, že ide o odkaz, a to väčšinou nechceme. Farbu môžeme zmeniť napríklad na čiernu ako má zvyšok textu.

Obsah hypertextového odkazu sa mení po kliknutí pravým tlačidlom na nejaký takýto odkaz, čím získame nasledujúcu ponuku:

Tu môžeme odkaz samozrejme otvoriť alebo odstrániť, ale taktiež upraviť. Táto voľba otvorí dialógové okno:

V tomto okne vidíme hore zobrazený text (taktiež môžeme upraviť) a dole cieľový odkaz. Môžeme tam samozrejme odkazovať na web, ktorý sa nezhoduje so zobrazeným textom, žiadna taká väzba nie je požadovaná.

Komentáre

Pri tvorbe a úprave textu vo Worde niekedy platí, že je dlhodobejšie alebo zložitejšie, alebo dokonca že sa na tom istom dokumente podieľa viac ľudí. V týchto situáciách je dobré mať možnosť si priebežne do textu vkladať poznámky. Samozrejme dôvodom môže byť aj niečo iné.

Týmto poznámkam sa hovorí komentáre a zobrazujú sa napravo od textu. Vkladajú sa tak, že vyberieme úsek textu, na ktorý sa poznámka vzťahuje a klikneme pravým tlačidlom na voľbu Nový komentár.

Tým sa otvorí vpravo komentárov pole, ktoré vyzerá zhruba nasledovne:

Každá zmena komentáre sa zapíše ako komentár alebo reakcia a zaznamená sa spoločne s časom úpravy a iniciály danej osoby. To je teda dôležité pri vzájomnej kolaboráciu, kedy sa viac ľudí môže vyjadriť k nejakému bodu.

Ak človek dokument edituje sám a ide o niečo zložitejšieho, predstavme si napríklad bakalársku prácu, tak iste ocenia možnosť sám seba upomínať a komentovať to, čo je potrebné neskôr v danom úseku upraviť.

Okrem samozrejmých možnosťou čítania a odstránenie komentára máme ešte možnosť reakcie, a nakoniec možnosť komentár vyhlásiť za uzavretý, teda taký, ku ktorému už nie je potrebné sa vracať. Napríklad prebehla určitá diskusia alebo jednoducho tému už nie je relevantná, ale poznámky chceme zachovať - prehlásime komentár za uzavretý a vidíme, že už sa k nemu nebudeme vracať.

Jediná záludnější vec u komentárov je taká, že ak sú zobrazené, tak sa trošku rozbije vzhľad stránky pri tlači - stránka sa zmenší v prospech komentárov, ktoré ale typicky tlačiť nechceme, teda je potrebné ich pred tlačou skryť. Avšak ak je tlačiť chceme, tak dosiahneme ciele jednoducho, len je potrebné sa proste zmieriť so zmeneným meradlom stránky.

Nastavenie tlače

Ohľadom tlače dokumentov sa dá povedať ešte niekoľko ďalších vecí. Tlač stránky vyvoláme klávesovou skratkou Ctrl + P alebo pomocou Súbor - Tlač.

Tým sa dostaneme do náhľadu, ktorý môže vyzerať nasledovne:

To je presne tá situácia, keď tlačíme aj komentáre. Tlače komentárov sa zbavím trochu zložito, ale napriek tomu - cez Revízia - Sledovanie - (zobraziť) Žiadne revízie (vysúvacie ponuka). Potom už máme len obyčajný správny formát papiera.

Tlač tabuliek

Druhým problémom pri tlači môžu byť tabuľky. Bežné tabuľky sa samozrejme pridávajú do textu a bežne sa tlačia. Ak máme nejaké extra rozľahlé tabuľky, pridáme ich až na koniec dokumentu ako prílohy a tlač si môžeme rozmyslieť. Aj taká obyčajná tabuľka nás ale môže priviesť do situácie, kedy presahuje jednu stránku a záhlavie (prvá zvýraznený riadok) sa zobrazuje len na úplnom začiatku a na ďalších stránkach je len mriežka tabuľky bez určenia, čo ktoré stĺpce znamenajú.

To sa všeobecne považuje za chybu, taká tabuľka je ťažko čitateľná. Je preto potrebné dosiahnuť opakovanie hlavičky. To v praxi znamená, že ak bude tabuľka cez tri stránky, budeme vidieť hlavičky tiež trikrát - na každej stránke raz. A to je pre prehľadnosť a uľahčenie orientáciu dôležitý krok. Takto by to vyzerať nikdy nemalo:

Pokiaľ už tabuľku nemôžeme posunúť o niečo nahor alebo nadol (niekedy to jednoducho nejde), tak zopakujeme hlavičky a získame nasledovné:

To je za daných okolností maximum možného. Znovu opakujem, že takto krátka tabuľka by mohla (a asi aj mali) prísť len na jednu stránku, ale ak tabuľka je dlhší ako stránka, tak sa tam jednoducho nezmestí.

Postup tejto úpravy je nasledujúci:

Vyberieme myšou riadok hlavičky k opakovaniu - klikneme na Rozloženie - Opakovať riadky hlavičky.

Pozor, že ak myšou vyberieme niečo iné, tak sa zopakuje to, čo je vybrané, treba prvé tri riadky, a ak nemáme takto špeciálne hlavičky, tak to potom už zmysel postráda.

Vlastnosti tlače

Pred samotnou tlačou môžeme ešte dodatočne vykonať nejaké úpravy, treba nastaviť tlač stránok na šírku alebo zmeniť formát z A4. A samozrejme vybrať cieľovú tlačiareň a určiť rozsah strán tlače a počet opakovaní. U akéhokoľvek tlačeného dokumentu je dobré mať vložené číslovanie stránok, pretože to uľahčuje prácu s listami papiera po tom, čo sa trochu rozhádže.

Posledná zmienka bude patriť tlače do súboru, ktorým môžeme vytvoriť súbor vo formáte .pdf, ktorý je pre následné úpravy pred tlačou ďaleko vhodnejšie. A celkovo vhodnejšie je taktiež pre prezeranie a čítanie dokumentu, a tiež pre jeho prenos a prezentáciu - .pdf bude vždy na každom počítači vyzerať úplne rovnako, čo sa o Wordu, kde záleží na verziách, povedať nedá.

Týmto náš seriál venovaný základom MS Word končí. Samozrejme vás pozývame na seriál pre pokročilých a v blízkej dobe sa môžete taktiež tešiť na cvičenie k precvičenie toho, čo sme v tomto seriáli prebrali.

V nasledujúcom cvičení, Riešené úlohy k 14. lekciu Word pre začiatočníkov, si precvičíme nadobudnuté skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.