1. diel - Základy PowerPointe - Ako vytvoriť dobrú prezentáciu?

Vitajte u e-learning kurzu o tvorbe prezentáciách v Microsoft PowerPoint. Budú tu vychádzať nielen články pre úplných začiatočníkov, ale aj také, ktoré môžu obohatiť i pokročilejších užívateľov. Prvý článok venujeme úvode vytváranie prezentácie - teda ako si prezentáciu rozvrhnúť tak, aby bol výsledok čo najlepší. Nasledujúce články budú samozrejme viac praktické a budeme v nich pracovať s nástrojom MS PowerPoint.

Prezentácia môžeme rozdeliť na dva základné typy:

• tie, ktoré slúžia ako doprovod k hovorenému prejavu
• a tie, ktoré slúžia ako zdroj informácií samy o sebe. Najčastejšie to bývajú prezentácie obsahujúce veľké množstvo fotografií. Neplatí pre nich toľko pravidiel, ako pre tie prv spomínané, preto tento článok bude primárne o sprievodných prezentáciách.

Prečo používať prezentácie?

Na začiatku si zodpovieme základnú otázku - Prečo používať prezentácie? Veď za seba pri prezentovaní môžem premietať napríklad textový dokument, súbor PDF, alebo samostatné obrázky ...

Prezentácia je ideálnym spôsobom odovzdanie informácií, pretože:

• Prehľadné snímky je možné vytvoriť jednoducho vďaka prednastaveným funkciám
• Nie je ťažké dosiahnuť vizuálne atraktivity
• Je možné zlúčiť jednotlivé formáty dát do jedného súboru
• Poslucháčov môžu zaujať rôzne schémy, grafy a diagramy, ktoré je možné vytvoriť v rámci jednej aplikácie
• Prezentácia môže obsahovať napr. Videá a zvuky, ktoré by ste do textových dokumentov vkladali len s ťažkosťami
• Základnou vlastnosťou prezentácií je ich dynamickosť a efekty prechodov, ťažko dosiahnuteľné inými spôsobmi
• Slúži tiež ako pomôcka pre orientáciu prednášajúceho

Ako začnete tvoriť prezentáciu

Ocitnete sa v nasledujúcej situácii: máte z nejakého dôvodu pripraviť prezentáciu. Pre začiatok je potrebné rozmyslieť si niekoľko vecí, a to:

• Čo všetko musíte v prezentácii obsiahnuť?
• Koľko času máte na prezentovanie?
• Aká je cieľová skupina poslucháčov?

Ak zadanú tému poznáte len okrajovo (toto sa týka hlavne študentov), je dobré si o ňom ešte pred prípravou prezentácie zistiť čo najviac informácií. Prezentovanie svojho vlastného projektu je v tomto smere jednoduchšie, ale vždy je dobré byť o krok vpred pred poslucháčmi a predísť situácii, keď vás prekvapí nejakou banálne otázkou, na ktorú však nepoznáte odpoveď. Nepodceňujte teda detailné zoznámenie sa s témou!

Jednotlivé snímky

Téma je vhodné rozdeliť na čo najviac oddielov, veľa ľuďom vyhovuje vypísať si ich na papieriky a podľa ľubovôle je meniť či s nimi pohybovať. Každé myšlienke by mal byť venovaný samostatný záber. Začať pokojne môžete tiež rovno v PowerPointe, rovno vkladať nové snímky, napríklad iba s nadpismi (v prostredí PowerPointe s nimi prirodzene tiež ide pohybovať) a prezentáciu si rozvrhnite takto.

Treba sa rozhodnúť, aké poradie snímok bude pre danú prezentáciu vhodné, väčšinou býva najlepšie začať všeobecnejším úvodom a pokračovať detailnejšími informáciami, pokiaľ možno v logickom poradí. Na začiatku prezentácie typicky obsahuje aj osnovu pre lepšiu orientáciu poslucháčov v obsahu.

V závere zhrňte tá najdôležitejšia oznámení. Na úplnom konci nemusíte vkladať snímku s nápisom "Ďakujem za pozornosť", pôsobí to ako klišé. Poslucháčom stačí poďakovať ústne. Ak ste nečerpali znalosti len z vlastnej zásoby, je vhodnejšie ukončiť prezentáciu snímkou s použitými zdrojmi. Na tie by ste nemali zabudnúť nikdy.

Časové rozvrhnutie

Všeobecne platí, že je lepšie skončiť o pár minút skôr, než preťahovať a uberať tým čas niekomu inému. Preto, ak je vaša prezentácia až moc dlhá a bojíte sa, že ju nestihnete celú odprezentovať, zvážte zovšeobecnenie menej dôležitých častí, alebo niektoré z nich rovno vypustite. Tiež nezabudnite na časovú rezervu pre otázky poslucháčov. Radšej sa vyhnite situácii, kedy vám vyprší časový limit v najpodstatnejšie časti a zvyšok stihnete sotva preklikať!

Poslucháči

Prezentácia môže byť buď určená ľuďom s podobnými znalosťami, alebo laikom. Aj tomu je potrebné prispôsobiť obsah. Kolegovia programátori ocenia technické detaily o vašom programe, napríklad štruktúru a použité technológie, zatiaľ čo prezentácie o tom istom programe pre koncového zákazníka bude skôr obsahovať informácie o užívateľskom prostredí, ovládanie a kľúčových funkciách. Tu samozrejme veľa záleží na príslušnom téme. S ohľadom na poslucháčov by ste tiež mali voliť slovnú zásobu a použité odborné termíny. Ak divák prezentáciu nerozumie, čoskoro stratí záujem a jeho pozornosť si späť získate už len ťažko.

Základné pravidlá prezentácie

Text

Snímky v prezentácii slúži ako osnova ako pre prednášajúceho, tak pre poslucháčov. Malo by sa na nich vyskytovať len minimum textu, nepoužívajte stále dookola tie isté slová, ktorá potom už nie sú nevyhnutné na pochopenie významu a len zaberajú miesto. Dôraz by sa mal klásť hlavne na stručnosť a prehľadnosť. Ak máte k dispozícii ďalší monitor, môžete si s pomocou poznámok pridať do prezentácie aj ďalšie texty, ktoré poslucháči (na rozdiel od vás) neuvidia.

Väčšina užívateľov sa snaží dodržiavať pravidlo 5x5, teda päť riadkov s piatimi slovami, maximum je 7x7, kedy už prezentácia začína vyzerať skôr ako textový dokument. V takom prípade nebude z diaľky malý text ani vidieť. Pokiaľ chcete v danom oddiele obsiahnuť veľa informácií, odporúčam ich rozdeliť medzi viac snímok, oznámiť je poslucháčom ústne, ak sú ľahko zapamätateľné, alebo používať skôr grafy, obrázky a tabuľky. Tým sa budem podrobnejšie venovať v niektorej z ďalších lekcií.

Snažte sa tiež umiestniť text na stránku tak, aby okolo nebolo moc nevyužitého priestoru, na druhej strane nie je nutné voľný priestor vypĺňať nadbytočnými kliparty.

Správne vs. zle

Na priložených obrázkoch si môžete všimnúť, že lepšie vyzerá snímku s optimálne vyplneným priestorom. Hoci je text značne redukovaný, snímka je prehľadnejšie:

Zle navrhnutá varianta by vyzerala takto:

O porovnaní týchto dvoch obrázkov sa môžeme ďalej oprieť.

Zjednotenie

Aj keď to nie je vždy možné, je ideálny určiť si niektoré pravidlá pre celú prezentáciu, napríklad že každá zarážka bude začínať malým / veľkým písmenom, bude / nebude obsahovať slovesa (väčšinou je dobré písať len heslá, nie vety).

Písmo

Písmo v prezentácii by malo mať veľkosť aspoň 24, ideálne ale ešte väčšie, aby bolo ľahko čitateľné z väčšej vzdialenosti. Ak sa vám text veľkosti 24 na stránku nezmestí, zvážte, či by ho nešlo trochu skrátiť alebo nahradiť napr. Názorným obrázkom.

Font vhodný pre prezentácie je bezpätkové, jednoduchý a ľahko čitateľný, napríklad Arial alebo Calibri. Nestriedajte viac fontov! Jediná výnimka je použitie ľahko odlišných fontov pre nadpisy a odrážky. Ak chcete niektoré slovo zvýrazniť, rozhodne ho nepodtrhávejte, to pôsobí rušivo. Lepšie poslúži tučné písmo alebo kurzíva.

Farbu písma sa snažte voliť tak, aby bol text v kontraste s pozadím. Nemusí to nutne byť kombinácia modrá-žltá, ktorá býva doporučovaná ako jedna z nejkontrastnějších, ale zelené písmo na tyrkysovom podklade dobrú službu nepreukáže. Dajte tiež pozor na fakt, že niektoré zariadenia majú tendenciu farby skresľovať, najčastejšie mení červenú na hnedú, preto sa červený text na čiernom pozadí nemusí úplne vyplatiť.

Formát

Základné pomery strán snímke sú dva - 4: 3 a 16: 9. Ktorý z nich použiť záleží na tom, na akom zariadení bude prezentácia predvádzaná. Ak si nie ste istí, že pôjde o širokouhlý projektor, zvoľte radšej formát 4: 3. Síce nie je tak prehľadný, ale zabránite tomu, že sa dáta na stránke "nahustí" a razom je celá prezentácia skazená.

Záverom

Týmto sme si zhrnuli základné pravidlá prezentácií. V budúcej lekcii, Základy PowerPointe - Jednoduchá prezentácia , vytvoríme prvú jednoduchú prezentáciu v MS PowerPoint krok za krokom.