1. diel - Microsoft Outlook - Pridanie a nastavení účtu

Potrebujete aplikáciu, v ktorej si jednoducho zorganizujete e-maily aj udalosti v kalendári? MS Outlook Vám ponúkne pestré funkcie pre každodenné používanie pre firemné aj osobné účely. V tomto článku si aplikáciu predstavíme a ukážeme si základné funkcie pre úspešný štart.

Aplikácia Outlook je e-mailový softvérový program, ktorý umožňuje užívateľom odosielať a prijímať e-maily na svojom počítači alebo v rovnomennej mobilnú aplikáciu. Užívateľ môže využívať ako elektronickú poštu, tak aj vedenie kontaktov, organizáciu času, úloh, poznámok alebo denník.

Tento kurz sa zameria iba na desktopovú verziu.

Správa používateľských účtov

Pred prvým použitím každej e-mailovej aplikácie potrebujeme vlastný užívateľský e-mail, ktorý v aplikácii budeme následne spravovať. Vložiť môžeme náš pracovný alebo školský e-mail.

Pridanie konta

Pre nás jedným z prvých dôležitých krokov bude zmena alebo pridanie nového e-mailového konta. V záložke kliknite na súbor a následne sa nám zobrazia možnosti správy používateľských kont:

Ak už máte vytvorený a uložený účet v aplikácii, stačí len kliknúť na prvý rámček a vybrať z už uložených účtov.

Pri tvorbe nového účtu nás zaujme možnosť Pridať účet. Po kliknutí na túto možnosť nás aplikácie už sama navedie:

Možnosti účtu

V podrobnejšom nastavení a možnostiach účtu možno nastaviť napríklad aj Dátové súbory, Informačné kanály RSS, Adreáře a ďalšie:

Tahle nastavenie bežný používateľ väčšinou nevyužíva.

Automatickej odpovede

Automatická odpoveď je veľmi užitočná, niekedy až potrebná funkcie, predovšetkým pokiaľ aplikáciu využívame pre pracovné účely. Prostredníctvom tejto funkcie si môžeme nastaviť časové rozmedzie v rádoch hodín až dní, kedy nám do schránky nebudú chodiť žiadne doručenej e-maily. Najčastejšie sa využíva v čase dovolenky, alebo v prípade osobného užívania v čase, keď nechceme byť rušení. Odosielateľ sa o našej neaktivite dozvie automatickým e-mailom, ktorý vytvoríme v tomto nastavení.

Na karte Súbory nájdeme možnosť Automatické odpovede a zobrazí sa nám všetky možnosti automatických odpovedí:

Podrobnejšie nastavenia sa nám po kliknutí otvorí:

Funkciu si teda zapneme a máme tu aj možnosť, kde si nastavíme začiatok a koniec napríklad pracovnej doby, kedy nám budú chodiť e-maily iba počas určitého časového obdobia.

Ak nás čaká náročný deň, môžeme počas toho dňa zamedziť aj upozornenia z kalendára, pozvánky na udalosti alebo stretnutia.

Automatickú odpoveď napíšeme do textového poľa. Nastavenie nezabudneme uložiť.

Nástroje

Nástroje nám umožní predovšetkým manipuláciu s e-maily, ktoré sa v schránke chystáme vymazať:

Natierame e-maily, u ktorých vieme, že pre nás nemajú a nebudú mať už žiadnu hodnotu. Môže sa totiž stať, že vďaka starým e-mailom vyhľadáme dôležité informácie.

U prvej možnosti Vyčistenie poštovej schránky si možno jednoducho dohľadať, ako dlho staré položky má aplikácia nájsť alebo dokonca dokáže nájsť položky väčší ako určitý počet kilobajtov. Výsledky hľadania je možné efektívne využiť pri triedení starých e-mailov, alebo takých e-mailov, ktoré nám v schránke zaberajú príliš veľa miesta.

Staré položky, ktoré budú archivované sa v doručenej pošte alebo v koši už nezobrazí, ale budú uložené v osobitnej zložke, ku ktorej máme stále prístup.

Ak chceme uvoľniť miesto alebo natrvalo odstrániť e-maily zvolíme predposledný možnosť vyprázdniť. Vyprázdit odstránenú zložku môžeme aj v predchádzajúcom kroku, kde v možnosti Nástroje zvolíme druhú možnosť Vyprázdniť priečinok Odstránené položky:

Posledná možnosť Nástroje je vyčistiť staré položky:

Je to v podstate archivácia najstarších položiek po určitej dátum, ktorý sa tu nastavia. Súbor archívu vytvoríme v úložisku nášho počítača a následne zložku zvolíme v nastavení ako konečné úložisko. Manipulujete väčšinou teda s e-maily, ktoré potrebujete ešte nejaký čas uchovať.

Pravidlá

Aplikácia nám umožní vytvoriť aj pravidlá, podľa ktorých sa budú spracovávať prichádzajúce e-maily:

Môžeme nastaviť podmienky, ktoré aktivujú pravidlo aj akcie, na základe ktorých sa pravidla vykonajú. Pravidlo, ktoré je v zozname pravidiel na prvom mieste sa spustí ako prvý:

Doplnky

Doplnky, ktoré sa rozhodneme naistalovat slúži predovšetkým pre zjednodušenie a spestrenie práce so samotným Outlookom. Ak si nájdete svoje obľúbené doplnky, budete aplikáciu otvárať s väčšou radosťou a to iste ocenia aj Váš zamestnávateľ! Zaujíma nás predovšetkým možnosť Spravovať doplnky:

Aplikácia nás navedie do knižnice, v ktorej nájdeme široký výber doplnkov, ich nastavenie a aj pre lepšiu orientáciu zoznam doplnkov, ktoré už nainštalované máme. Môžeme tu nájsť napríklad doplnky Emojis, Giphy, Microsoft forms, DocuSign a ďalšie užitočné doplnky.

Záver

Zoznámenie s aplikáciou máme za sebou. Pokiaľ s touto aplikáciou nemáte žiadne skúsenosti, je veľmi pravdepodobné, že ju budete musieť používať, ak sa budete hlásiť do nového zamestnania alebo na vysokú školu. Ak využívate balík MS Office, tak isto zistíte, že táto aplikácia má veľmi podobné prostredie ako napríklad často používaný MS Word. Bude teda pre vás jednoduchšie sa s aplikáciou rýchlo zoznámiť. Aplikácia je veľmi rozšírená a obľúbená. Informácie zistené zo zoznámenie sa s možnosťami a nastavenia účtu, prichádzajúcej pošty alebo správy doplnkov iste pri používaní aplikácie MS Outlook neprídu nazmar.

V nasledujúcej lekcii, Microsoft Outlook - Tvorba e-mailu , sa zameriame na tému tvorba a odosielanie e-mailu.