1. diel - Úvod do pokročilého používania MS Word
Vítam Vás pri prvej lekcie kurzu zameraného na pokročilé ovládanie MS Word.
Zámerom tohto kurzu je rozšírenie znalostí, ktoré zodpovedajú rozsahu kurzov MS Word pre začiatočníkov, ktorého som na tomto webe tiež autorom. Niektoré témy sa tak budú opakovať a dôjde k ich prehĺbeniu, iné témy potom budú úplne nová. Hoci pri vedomostí a zručností v programe Word (rovnako ako u Excelu) platí, že čím špeciálnejšie sú, tým menšie je frekvencia ich použitie, sú situácie, kedy sa bez týchto špeciálnych znalostí pri riešení nejakého problému jednoducho nezaobídete, pretože kombinácia jednoduchších metód ani žiadna iná cesta k požadovanému výsledku nevedie.
Tento kurz teda predpokladá istú východiskovú znalosť Wordu a nemenej dôležitým predpokladom je aj túžba dozvedieť sa niečo nové. Problematiku budeme vždy aplikovať na konkrétne príklady, teda ak nebude niečo jasné hneď, budete mať možnosť si funkcie vyskúšať a tým ich fungovanie aj lepšie pochopiť.
Úvod
Ako je známe, Microsoft Word slúži na editáciu textu. Môžeme v ňom vytvárať a upravovať súkromné, obchodné, pracovné i školské dokumenty a následne ich exportovať alebo tlačiť. Je dobré mať na pamäti, že čím formálnejší charakter text má, tým skôr musíme dodržiavať isté štylistická pravidlá. Tie určuje buď inštitúcia samotná (napríklad vysoká škola), alebo sú platné univerzálne, tým mám na mysli hlavne typografické pravidlá.
Tieto pravidlá majú pochopiteľne väčší rozsah než MS Word, pretože sú platné pre všetky texty spracované v akomkoľvek editore, avšak je dobré jednak vôbec vedieť o ich existencii a jednak dokázať použiť Word tak, aby sme tieto pravidlá dodržiavali, a navyše aby to bolo čo najjednoduchšie, viacmenej automatické.
Čím dlhší text spracovávame, tým väčšiu úlohu zohráva správne nastavenie dokumentu už na začiatku práce. Pokiaľ po dokončení potrebujeme spätne upraviť dva nadpisy a tri zarážky, pravdepodobne to zvládneme celkom rýchlo, však spätné úpravy desiatok strán už taká zábava nie sú, a práve v tomto prípade sa najlepšie zúročia vedomosti získané v tomto kurze.
Dlhé texty však nie sú jedinou príležitostí. Medzi ďalšie príklady patrí napríklad návrh zmluvy, kde môže druhá strana doplniť len niekoľko vybraných údajov alebo správa citačných a bibliografických údajov, aby nebolo treba každú citovanú knihu hľadať ručne a tým zvýšiť pravdepodobnosť nedodržania citačných pravidiel niekam blízko ku stu percent.
Toto všetko a oveľa viac možno s MS Word dokázať a v tomto kurze sa k tomu všetkému postupne dostaneme.
Štruktúra dokumentu a pokročilé ovládanie textu
Slovníček pojmov
Prenesme sa teraz do okamihu, kedy máme pred sebou dokument plný textu. Pre istotu zopakujem, že:
- Dokument je názov pre súbor vytvorený v MS Word.
- Keďže sa jedná o náhradu ručného písania, nazývame jednotlivé stránky textu skutočne slovom strana / stránka.
- Strany sa môžu deliť na oddiely, pri ktorých možno aplikovať rôzne formátovanie na rôzne úseky textu aj v rámci jednej strany. Oddiely však vytvárame ručne iba ak potrebujeme, nie sú teda obsiahnuté v každom texte.
- Súvislý text sa delia na odseky.
- Odsekom sa rozumie akýkoľvek súvislý text od začiatku až do okamihu, keď stlačíme Enter. Enter ako jediná klávesa skutočne ukončuje odsek. Je teda pravdou, že aj jedna veta môže byť odsekom, rovnako tak ako celý text môže teoreticky byť napísaný ako jeden odsek, čo už ale spôsobuje problémy so zrozumiteľnosťou.
- Nepísané pravidlo hovorí, že jeden odsek by mal obsahovať jednu myšlienku, akonáhle sa posunieme myšlienkovo o trochu ďalej, použijeme práve Enter. Rád by som tu zdôraznil, že k ukončeniu odseky a založenie nového sa vždy použije klávesa Enter len a iba raz.
- Vyhneme sa tým tvorbe tzv. "Prázdnych Enter", čo je situácia, kedy chceme od seba dva odseky vizuálne oddeliť vyššie ako jednoriadkovú medzerou, a to "vyriešime" tak, že vložíme medzeru dvoch alebo viacerých riadkov opakovaným použitím Enter. Ide o jednu zo základných a zároveň závažných štylistických chýb. Ako túto situáciu vyriešiť správne si ukážeme v niektorom z ďalších dielov.
Generátor náhodných viet
Teraz na chvíľu odbočím a vyjdem v ústrety tým, ktorí by si radi vyskúšali úpravy textu a nemajú zrovna žiadny vhodný pred sebou. Word obsahuje zabudované generátory náhodného textu, ktoré jednoducho vytvorí text o požadovanej dĺžke a štruktúre (odseky, vety). Zmysel v texte nehľadajte, to nie je jeho účelom, tým naopak je hlavne možnosť overenia nastavenia formátovania skôr, než sa pustíme do vlastného písania, alebo ako v tomto prípade - mať proste bezpracne k dispozícii dlhší text pre akýkoľvek druh testovania.
Prvým generátorom je generátor textu v slovenskom jazyku,
druhý je medzi programátormi notoricky známy Lorem
ipsum generátor, ktorý generuje pseudolatinský text. Vo
výsledku je úplne jedno, ktorý pre naše účely použijete. Generátor sa
spúšťa tak, že na nový riadok (nesmie pred ním ani za ním byť nič
napísané) vložíme nasledujúce formulu:
=klíčové_slovo(počet_odstavců,počet_vět_v_odstavci) a
stlačíme Enter
Pre slovensky písaný text je kľúčovým slovom Rand a pre druhý spomínaný sa používa Lorem.
Môžeme teda vyskúšať nasledujúce: =rand(1,2)
ktorého výsledkom je fráza:
alebo napríklad: =lorem(1,14) ktorého výsledkom
je:
Ako vidíme, niektoré vety u Lorem generátora sú veľmi krátke. Generovanie dlhšieho textu si môžete vyskúšať sami. Ak chceme urobiť v generátore zmenu, máme ešte po stlačení Enter možnosť vrátiť sa tlačidlom Späť a nastavenie generátora poupraviť. Generovaný text nie je úplne náhodný, pri opakovanom použití dostaneme stále rovnaký text.
Označovanie textu
Teraz keď už máme pred sebou text, či už vlastné alebo čerstvo vygenerovaný (verím, že ak generátor textu vidíte prvýkrát, vydržíte si s ním pár minút hrať), naučíme sa, ako vyberať konkrétne úsek textu a tým umožniť jeho úpravy.
- klávesnicou: Ctrl + Shift + → = výber jedného slova
vrátane medzery za ním; v prípade opakovania vyberáme ďalšie a ďalšie
slová v smere čítaní
Ctrl + Shift + ← = v zásade to isté, len vyberáme celé slová sprava doľava
Ctrl + Shift + ↓ = vyberieme celý text od miesta kde stojí kurzor až do konca odseku; pri opakovaní má rovnaký efekt na ďalšie a ďalšie odseky
Ctrl + Shift + ↑ = vyberieme celý text od miesta kde stojí kurzor až na začiatok odseku; pri opakovaní má rovnaký efekt na ďalšie a ďalšie odseky
Ctrl + Shift + End = označí celý text od kurzora až do konca dokumentu
Ctrl + Shift + Home = označí celý text od kurzora až na začiatok dokumentu
Ctrl + A = označí celý text vo všetkých častiach dokumentu
všetky skratky obsahujúce Shift sú použiteľné aj bez neho, potom nejde o označovaní texte, ale o "cestovaní" (posúvanie kurzora) na pozíciu, ktorá dané skratke inak zodpovedá
- Ctrl + Shift + → = výber jedného slova vrátane medzery za ním; v prípade opakovania vyberáme ďalšie a ďalšie slová v smere čítaní
- Ctrl + Shift + ← = v zásade to isté, len vyberáme celé slová sprava doľava
- Ctrl + Shift + ↓ = vyberieme celý text od miesta kde stojí kurzor až do konca odseku; pri opakovaní má rovnaký efekt na ďalšie a ďalšie odseky
- Ctrl + Shift + ↑ = vyberieme celý text od miesta kde stojí kurzor až na začiatok odseku; pri opakovaní má rovnaký efekt na ďalšie a ďalšie odseky
- Ctrl + Shift + End = označí celý text od kurzora až do konca dokumentu
- Ctrl + Shift + Home = označí celý text od kurzora až na začiatok dokumentu
- Ctrl + A = označí celý text vo všetkých častiach dokumentu
- všetky skratky obsahujúce Shift sú použiteľné aj bez neho, potom nejde o označovaní texte, ale o "cestovaní" (posúvanie kurzora) na pozíciu, ktorá dané skratke inak zodpovedá
- myšou: dvojklik = označí celé slovo
trojklik = označí celý odsek
- dvojklik = označí celé slovo
- trojklik = označí celý odsek
Okrem tých klávesových skratiek určených na výbere konkrétnych úsekov textu existuje aj niekoľko ďalších určených na ovládanie textu, ktoré je potrebné mať v pamäti, ide najmä o:
- Ctrl + Enter = ide o vloženie konca strany, čo efektívne spôsobí, že sa presunieme na novú stránku a pokračujeme v písaní tam; ak je nejaký text ešte nižšie, tak sa o jednu stranu odsunie
- Ctrl + Shift + 8 (na klávese á, nie na numerickej klávesnici) = zobrazí tzv. Netlačiteľné znaky, čo sú symboly označujúce v texte niektoré druhy použitého formátovania, ktoré sú v texte obsiahnuté neustále, len je ich zobrazenie vypnuté, typicky v texte ihneď uvidíme rad enter na koncoch odsekov, pozri:
- Shift + Enter = vloží zalomenie riadku, takže vlastne budete písať ihneď na ďalší riadok, ani by došlo k vytvoreniu nového odseku.
Toľko teda k dnešnej lekcii, ktorá predstavuje úvod do pokročilého použitia MS Word. Klávesových skratiek je samozrejme ďaleko viac a budem o nich informovať skôr priebežne, než že by som ich koncentroval do jednej lekcie. V budúcej lekcii, Kvíz - Úvod, skratky a znaky v MS Word pre pokročilých , ešte rozvinieme znalosti netlačiteľných znakov a zameriame sa na sofistikovanejšie použití funkcie Nájsť a Nahradiť.
V nasledujúcom kvíze, Kvíz - Úvod, skratky a znaky v MS Word pre pokročilých, si vyskúšame nadobudnuté skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.
