1. diel - Úvod do pokročilého využívania aplikácie MS Excel

Vítam Vás pri prvej lekcie kurzu Microsoft Excel pre pokročilých. Lekcie v tomto kurze nadväzujú na kurz Excelu pre začiatočníkov, preto v prípade, že si nie ste pri práci s týmto populárnym zeleným programom ešte úplne istí, odporúčam najprv naštudovať ten.

Mojím cieľom bude pochopiteľne naučiť vás veľa nových vecí a za nemenej dôležitý cieľ považujem ukázať vám skutočnú krásu Excelu tak, aby ste si prácu s ním úprimne obľúbili a aby pre vás už nikdy nebol nepriateľom, ale iba dobrým kamarátom.

V Exceli často platí, že k rovnakému cieľu možno dôjsť viacero cestami. Niekedy je potom výsledok úplne totožný, niekedy podobný. Avšak je užitočné vedieť sa pri každom konkrétnom použití Excelu zamyslieť, či neexistuje ešte nejaká iná cesta a či treba náhodou nie je efektívnejší. Súčasťou dobre zvládnuté práca s Excelom je totiž aj vnímanie silných a slabých stránok jednotlivých riešení a voľba toho v danú chvíľu najlepšieho.

Iba slovo úvodom, poďme sa pozrieť Excelu na zúbok.

Viac, než sa zdá

Možnosti využitia

Excel je veľmi užitočný kancelársky program na uchovávanie a spracovávanie dát, hlavne vo forme tabuliek. Tým však jeho možnosti zďaleka nekončí.

Moderná verzia Excelu (s každým ďalším vydaním sa jeho možnosti rozširujú) obsahujú napríklad cez 450 funkcií (vzorcov), široké možnosti dátového prepojenia a grafickej prezentácie. Ukážme si teraz niektoré špecifické využitie, ktorá moderná verzia Excelu ponúkajú:

• Štatistická analýza dát - Okrem určenia základných kategórií, ako je súčet alebo počet u číselných hodnôt, obsahuje Excel rad štatistických funkcií, ktoré nás prevedú celú štatistikou minimálne na úrovni vysokoškolského základu. Excel dokáže pracovať s percentily, štatistickým rozdelením, a dokonca vykonávať aj lineárnu regresiu vrátane patričného grafického znázornenia. Nie je teda žiadnou hanbou urobiť si domácu úlohu zo štatistiky v Exceli, je na to úplne pripravený.
• Riešenie rovníc - Ak platí, že 2x = 2, nie je ťažké sa dopídit, že x = 1. Čo keď ale máme k riešeniu zložitejšie matematické rovnice, z ktorých potrebujeme vyjadriť nejakú premennú? Pomôže Excel? Samozrejme! K riešeniu celej rady matematických aj praktických optimalizačných úloh (cenové kalkulácie, plánovanie zásob a pod.) Slúži takzvaný Riešiteľ, čo je natívne doplnok Excelu.
• Zdroje z internetu - Vedeli ste, že Excel má vlastný internetový prehliadač? Používa sa na sťahovanie tabuliek priamo z webových stránok (taká lepšia verzia Ctrl + C, Ctrl + V). Dokonca je možné vytvoriť trvalé prepojenie, kedy pri zmene zdroja na internete sa zmení aj čísla v excelovskej tabuľke.
• Prepojenie na databázy - Ak ste niekedy počuli o SQL, tak vedzte, že do Excelu je možné vložiť akýkoľvek select napojený na dátový sklad az neho tak priamo čerpať dáta. Alebo sa treba podobným spôsobom napojiť na Microsoft Access. Práca s dátami sa tým potom veľmi uľahčuje.
• Dialógy - Môže to znieť neuveriteľne, ale je možné vytvoriť funkčný excelovský súbor bez jedinej viditeľnej vyplnené bunky. Excel totiž ponúka možnosť tvorby dialógov, tj. "Šedých okienok s tlačidlami a ďalšími ovládacími prvkami", ktoré môžu byť jedinou možnosťou interakcie užívateľa s programom. Po výbere požadovaného sa treba zobrazí výsledok z databázy, o ktoré užívateľ ani nevie, že ju excel obsahuje.
• Čokoľvek ďalšieho - To najlepšie na záver. Excel vďaka svojmu natívnemu programovaciemu jazyku VBA ponúka možnosť pridať si do neho v podstate akékoľvek ďalšie možnosti. VBA je veľmi mocný nástroj, dosiahne aj na súbory, priečinky a nastavenia vo Vašom počítači - preto je to dobrý sluha, ale zlý pán. VBA sa potom budeme detailnejšie venovať v samostatnej lekcii.

Možnosti Excelu rástli s každou novou verziou. Veľkou zmenou prešiel Excel v roku 2007 zavedením páse kariet miesto jednoduchých tlačidiel a v roku 2016 prechodom na Excel 365, ktorý je ponúkaný ako služba, teda za pravidelnú úhradu. O týchto detailoch potom pojednáva jeden z článkov v sekcii určenej pre začiatočníkov.

Každodenná realita ...

Excel je jedným z najpoužívanejších programov na svete. Možno ho použiť pre domáce účely, ale tam sa typicky nedostaneme ďalej než na tvorbu niekoľkých tabuliek s výpočtami. Väčšie využitie nachádza v pracovnej sfére, kedy pre veľa (i vyššie vymenovaných) účelov samozrejme existujú ďalšie programy, možno dokonca lepšie ako Excel, však Excel je často poráža svojou univerzálnosťou, jednoduchosťou ovládania a možnosťami zdieľanie výsledkov.

... a ako si ju spríjemniť:

Ak sa naučíte ovládať Excel na profesionálnej úrovni, tak vám môže pomôcť ušetriť veľa času použiteľného pre niečo iné a vo firme budete za hviezdu. Zvážte potrebné nasledujúce:

Pracujete vo finančnom oddelení a veľmi často potrebujete formátovať čísla určitým spôsobom. Povedzme s oddelenými tisíckami, jedno desatinné miesto a bez zobrazenia meny alebo čohokoľvek ďalšieho. Pochopiteľne takýto formát môžete zakaždým nastaviť ručne, ale to by vás malo za celkom krátku dobu omrzieť a mali by ste sa zamyslieť, či nie je nejaký lepší spôsob - a on je.

V Exceli existuje nahrávač makier, teda vlastne nástroj k tvorbe automatizovaných procedúr. Nájdeme ho vľavo dole na stavovom riadku, pozri:

Ak sa tu jeho ikona nenachádza, je najprv nutné si jej zobrazenie zapnúť, pozri:

Teraz, keď už vieme, kde sa nachádza, na neho klikneme a skúsime si vytvoriť nové makro, ktoré pomenujeme napríklad na MyNumberFormat, nezabudneme ani na klávesovú skratku (námatkovo napríklad Ctrl + Shift + M), potvrdíme - tým sa nám spustí nahrávanie.

To, že sa makro naozaj nahráva, nám napovie aj stav ikony, ktorý sa zmení takto:

Následne vyberieme bunku (jedno či s vyplneným číslom alebo bez) a nastavíme požadovaný formát, tj. Číslo, s oddelením tisícov a jedným desatinným miestom.

Nahrávanie makra následne opäť dole vľavo malým tlačidlom zastavíme (stav ikony sa potom automaticky zmení a bude vyzerať tak, ako na prvom obrázku, kde sme si makro spúšťali).

Čoho sme takto docielili? Vlastne sme naučili Excel, že ak teraz vyberieme ktorúkoľvek bunku s vyplneným číslom a stlačíme onú skratku Ctrl + Shift + M (ktorú si môžeme definovať akokoľvek), tak sa číslo naformátuje nadefinovaným spôsobom.

Môže sa to zdať ako príliš malá pomoc, ale vedzte, že ak nejaké číslo máte formátovať, čo len niekoľkokrát každý deň, tak sa takáto pomoc hodí. Navyše nie je na vytvorenie ani veľmi zložitá a naučíte sa pri nej niečo nové. Predstavením tejto funkcionality to navyše zďaleka nekončí - naopak začína. Postupne preberieme aj ďalšie funkcie, ktoré vám vďaka ich využitie prácu s Excelom spríjemní.

Priznávam, že výsledok má isté obmedzenia. Jednak funguje len v tom súbore, kde bol vytvorený, a navyše je súbor treba uložiť ako formát podporujúci makrá (teda nie .xlsx, ale .xlsm, prípadne .xlsb). Ale pre začiatok, ako malá ochutnávka, to zatiaľ postačí. Časom sa naučíme, ako si také zjednodušenie pripraviť pre veľa iných aktivít a ako ho používať naprieč súbory, alebo ho dokonca zdieľať s kolegami. Čo si môžete odniesť z tohto cvičenia je hlavne nebáť sa ísť vždy o kúsok ďalej a že ani makrá v Exceli nie sú ničím strašidelným, naopak.

Na makra tu bude zameraný samostatný seriál, čo sa však nevylučuje s tým, že o nich budem priebežne informovať aj v tejto sérii článkov.

Týmto by som uzavrel prvý článok nových lekcií, v ktorom sa budem pokúšať vám nenápadne vnútiť myšlienku, že Excel je najlepší program na svete a že sa bez neho už nezaobídete. A mimo to sa možno aj priučím, že skoro všetko, čo už poznáte, sa dá ešte vylepšiť, a okrem toho je rad ďalších spôsobov, ako Excel prinútiť pracovať pre vás, aby vám ušetril čas a výsledok dosahoval nečakané kvality. V budúcom diele, Klávesové skratky a využitie myši v programe Excel 1 , si preberieme pokročilé možnosti ovládania Exceli pomocou klávesnice a myši.