4. diel - Správa pomenovaných oblastí a práca s listami v Exceli

V predchádzajúcom cvičení, Riešené úlohy k 1. - 3. lekciu Excel pre pokročilých, sme si precvičili získané skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.

V minulej lekcii, Riešené úlohy k 1. - 3. lekciu Excel pre pokročilých , sme si ukázali ďalšie možnosti využitia klávesových skratiek a myši. V dnešnej lekcii túto tému dokončíme, ďalej preberieme Správca názvov a načnete tému práca s listami v Exceli.

Uzavretie klávesových skratiek

Klávesových skratiek existuje v Exceli celá rada, niekto hovorí, že ich je okolo 500, dosť možno aj viac. Naučíme sa predsa len ešte niektoré z tých dôležitejších alebo zaujímavejších a ďalšie potom budú spomínajú v iných lekciách skôr priebežne, pretože ďalší samostatný článok na túto tému už by asi príliš hravou nebol.

Tak teda:

• Do bunky A1 sa najlepšie dostaneme pomocou Ctrl + Home
• Medzi listy v súbore sa presúvame pomocou Ctrl + PgUp / PgDown
• Samotné klávesy PgUp / PgDown slúži na posúvanie obrazovky hore / dole na ďalšie riadky
• Ak máme označenú nejakú bunku, ale na obrazovke ju nevidíme, dostaneme ju na obraz kombináciou Ctrl + Backspace
• Vyplnenie bunky obsahom sa potvrdzuje buď klávesou Enter, ktorá nás posunie o riadok dole, alebo klávesou Tab, ktorá nás posunie o stĺpec doprava
• Aktuálny dátum do bunky vložíte kombináciou Ctrl +;

U klávesových skratiek sa nebojte experimentovať, kombinujte vyššie zmienené klávesy novými spôsobmi a sami objavujte, aký to má efekt.

Nesúvislé oblasti buniek môžete vybrať aj tak, že držíte Ctrl a myšou vyberáte, čo potrebujete.

Môžete tak napríklad vykúzliť aj podobný tvar:

Pribalíme Ak do výberu ešte jednu bunku, v ktorej je nejaký obsah a potom stlačím F2 a následne Ctrl + Enter, tak sa každá z označených buniek vyplní daným obsahom. Upravím Ak formát, prejaví sa táto zmena tiež na všetkých vybraných bunkách zároveň.

Pomenúvaní

Vypisovať skratky by som teda mohol donekonečna, ale poďme sa radšej posunúť o niečo ďalej. S vybranú oblastí (a znova, oblastí znamenajú všetky vybrané bunky, či už tvorí rad / stĺpec / tabuľku, alebo sa len tak vznáša v priestore) môžem okrem hromadnej editácia vykonať ešte jednu zaujímavú a často aj potrebnú operáciu - jej pomenovanie.

Každá samostatná bunka už je prirodzene pomenovaná. Máme bunky A1, B73, a tak ďalej. Okrem toho však môžeme pomenovať aj celej oblasti. Zvyčajne sa pomenovanie uplatňuje hlavne na tabuľky a zdroje údajov, ale obmedzeni nie sme.

Pomenovanie oblasti je praktické hlavne v týchto prípadoch:

• Na danú oblasť sa odkazujeme často - je to potrebné nejaký stĺpec s dátami, z ktorého chceme čerpať v rade ďalších buniek, kam sa chystáme vkladať vzorce
• Oblasť sa ťažko vyberá, buď ide o nesúvisiace bunky, alebo sú potrebné na viac listoch

Pomenovanie oblasti vykonáme jej výberom, kliknutím do poľa s adresou bunky, že vyznačia názvu a potvrdením klávesou Enter.

Pozri nasledujúci obrázok:

Odteraz sa presne tieto bunky nazývajú love a môžem ich kedykoľvek aktivovať znovu - po kliknutí do políčka s adresou sa mi zobrazí aj mnou definované názvy, ktorých výber vedie k aktivácii presne definovaných buniek.

Pri vyberaní názvu oblasti sa treba držať trochu skrátka a vymýšľať skôr krátka, jednoznačná a logická heslá, napr. data_prodej, customers01 pod. Nepoužívame slovenské znaky ani medzery (len podčiarknutia), nezačíname číslom a vyhneme sa nejednoznačnému pomenovanie typu data alebo tabulka, pretože ak budeme mať takých oblastí viac, ľahko nad nimi stratíme prehľad. Samozrejme nie je dobré použiť ani pomenovanie typu DPH19 alebo new2, keďže v liste existuje aj bunka práve s takou adresou.

Ak používame menšie množstvo buniek, nehrá ich pomenovanie zas tak dôležitú úlohu. Pri väčšom počte dátových zdrojov alebo odvolávame ak sa na danej bunky často, ide však o vec úplne nevyhnutnou. Je teda vhodné o jeho využití vždy zauvažovať.

Praktická ukážka

Pomenované bunky sú ľahšie vyhľadateľné, čo je dvakrát tak viditeľné treba pri ich využití vo vzorkách. Ukážeme si praktickú ukážku s triviálnym využitím funkcie VLOOKUP. Táto funkcia je sama o sebe jednou z tých najpoužívanejších, preto sa jej ako také venovať nebudem, iba jej využijem na ilustráciu využitiu pomenovaní oblasti.

Nasledujúce obrázky ilustrujú dva vykonané kroky:

1. Pomenovanie tabuľky ako zdroj_svyhledat
2. Jej využitie vo funkcii svyhledat

pomenovanie:

využitie:

Vo fáze identifikácie zdroja, u tejto funkcie je to druhý riadok - Tabuľka - zadáme náš slovný názov namiesto toho, aby sme myšou na liste označovali nejaké bunky. Ak máme pomenovaných oblastí viac, zavoláme si pomoc klávesom F3, ktorá zobrazí malú tabuľku so všetkými pomenovanými oblasťami a my následne myšou vyberieme tú, o ktorú nám ide.

Význam pomenovanie oblastí rastie s počtom tabuliek, na ktoré sa odvolávame, s ich veľkosťou (vyberať zakaždým tabuľku o 10 000 riadkoch nie je tak pohodlné, ako sa môže zdať) a tiež pri zvážení toho, že tabuľka môže byť na inom liste ako bunka s funkciou , alebo že dokonca tento list môže byť skrytý.

Správa pomenovaných oblastí

Zatiaľ sme prebrali vytvorenie pomenované oblasti. Musia však existovať aj možnosť jej správy, teda rozšírenie, zúženie, premenovanie alebo zmazanie.

Pokiaľ do zdrojovej tabuľky pridáme nové riadky a chceme sa na nej naďalej pohodlne odkazovať, môžeme aj túto tabuľku s viacerými riadkami pomenovať novo, nie je to však ale úplne šikovné riešenie. Lepšie je oblasť predefinovať.

K tomu slúži nástroj Správca názvov na karte Vzorce.

Okolo neho sú aj tlačidlá pre ďalšie možnosti, ale tie už vieme používať elegantnejšie. Samotný správcu názvov sa vyvolá cez Ctrl + F3. Jeho vzhľad asi nikoho neprekvapí, jedná sa o prostú tabuľku, kde sú len vymenované definované oblasti - tlačidlá na ich správu v rozsahu Nový – Upravit – Odstranit sa potom používajú očakávaným spôsobom.

Dôležité je vôbec možnosť definície názvov poznať a naučiť sa ju používať, aj keď zatiaľ len v menšej miere. Až sa však naplno dostaneme ku vzorcom v Exceli, verte mi, že sa táto funkcionalita bude hodiť ďaleko viac.

Úvod do práce s listami v Exceli

Budúci článok, Pokročilá práca s listami v programe Excel 1 , sa tejto problematike bude venovať ďaleko detailnejšie, dnes sa dostaneme už len k úplnému úvode. List je podmnožina zošitu (súboru), keď každý súbor môže mať ľubovoľný počet listov, akonáhle ale ich počet dosiahne dvojciferných hodnôt, stáva sa orientácia medzi nimi celkom zložitá.

Listy sú reprezentované v dolnej časti súboru tzv. Uškom listu, pričom v tejto oblasti vidíme jednak výpis všetkých listov a jednak tu môžeme vykonať základné operácie.

V prvom rade ide o premenovanie, ktoré vykonáme dvojklikom na názov listu, po ktorom nasleduje sprístupnení možnosti editácie (text je zvýraznený), zmenu názvu potom potvrdíme klávesou Enter. V názvoch listov sa vyhýbame medzerám a pokiaľ možno aj českým znakom, primárne to spôsobuje problémy pri programovaní vo VBA, ale problémy môžu nastať aj inde.

Uchopením listu za uško a posunom vľavo / vpravo docielime presunutie listu na inú pozíciu - z prvej treba na tretiu atď. Listy sa snažíme radiť buď podľa významu alebo početnosti využitia (hlavná list je vľavo), alebo podľa iného logického kľúča, napríklad chronológia (ak každý list zodpovedá nejakému časovému úseku).

Ilustračný obrázok ušká a premenovanie listu môžete vidieť tu:

To je pre dnešné lekciu všetko. Ďalšie operácie s listami si ukážeme až v lekcii nadväzujúce, Pokročilá práca s listami v programe Excel 1 . Predstavíme si nielen kopírovanie či duplikáciu listov, ale aj napríklad vzorce, ktoré pretínajú niekoľko listov súčasne.