6. diel - Pokročilá práca s listami v programe Excel 2

V nadväznosti na predchádzajúci článok, Pokročilá práca s listami v programe Excel 1 , v tejto lekcii rozšírime a prehĺbime znalosť práce s viacerými listami zároveň. Ukážeme si, ako hromadne meniť vlastnosti ušiek listov a potom hlavne ako meniť formát alebo obsah v bunkách na viacerých listoch zároveň.

Výber skupiny aktívnych listov

Už vieme, že pre simultánne výber nesusediacich prvkov (súborov, buniek, ušiek listov, ...) sa používa klávesa Ctrl. Toho teda využijeme aj tu. Ak chceme meniť vlastnosti treba prvého, tretieho a štvrtého ušká listu, vyberieme tieto tri kliknutím myši pri súčasnom stlačení klávesy Ctrl. Dostaneme nasledujúce výsledok:

Pri výbere súvislej oblasti sa naopak uplatňuje Shift. Klikneme na Hárok2, pridržíme Shift a klikneme na List4 - tým sa nám vyberie súvislý rad listov od 2 do 4, čo samozrejme funguje aj na akúkoľvek inú kombináciu listov a zároveň toho istého môžeme dosiahnuť aj pomocou klávesu Ctrl, len je to pracnejšie, a preto v tejto situácii nevýhodné. Špeciálna situácií je, keď potrebujeme aktivovať úplne všetky listy naraz. K tomu slúži príkaz pravým tlačidlom myši, pozri nasledujúci obrázok:

Zrušenie výberu

Tiež môže nastať situácia, že niektorý z vybraných listov vybrať vlastne nechceme, ale nechceme ani zrušiť celý výber. Trebárs chceme vybrať 11 listov z 12 a tak priama cesta vedie cez výber všetkých listov a zrušenie toho jedného. K domu opäť použijeme Ctrl, kedy súčasne klikneme na už vybraný jeden list a jeho výber sa tak zruší.

Druhou možnosťou zrušenie výberu je potom Shift, ktorý pracuje trochu zložitejšie - a to tak, že: zruší výber všetkých listov medzi aktívnym listom a listom, na ktorý práve klikneme. Ale nie je to žiadna raketová veda. Ctrl a Shift robia totiž s listami to isté, ak sú alebo nie sú vybrané, ide o inverzný operácie.

V situácii, keď sú všetky listy aktívne (či už sa to dosiahlo akokoľvek), možno zrušiť ich výber ľahšie, stačí kliknúť na ktorýkoľvek z nich a tým sa výber viacero listov zruší.

Aktívny hárok

V každej skupine aktívnych listov musí byť jeden hlavný, čo je ten, ktorý je graficky zvýraznený a ktorého obsah je zobrazený v bunkách.

Medzi aktívnymi listy vyberáme ten hlavný najľahšie pomocou myši, jednoducho vyberáme ľavým tlačidlom medzi tými aktívnymi, a to aj v prípade, kedy máme nesúvislý výber, napríklad ako na nasledujúcom obrázku:

Ak omylom klikneme na nevybratý list, tak celý výber stratíme a zostane len ten jeden aktívny. To isté sa stane, ak máme vybrané všetky listy, potom nemožno na nič kliknúť, pretože by to taktiež viedlo k strate výberu. V takom prípade hlavnej listy vyberieme tým druhým možným spôsobom, a to je použitie Ctrl + PgUp / PgDown.

Úprava formátu

Jedným z dôvodov, prečo by sme vôbec viac listov naraz vyberali, je hromadná úprava ich vzhľadu.

Uška listov

Jedna z možností je úprava ušiek listov, treba ich farby. Vyberieme teda zároveň ľubovoľný počet listov a na ktorýkoľvek z nich klikneme pravým tlačidlom a nájdeme voľbu farba ušká. Ďalšie operácií, pre ktorú sa hromadný výber hodí, je napríklad Odstránenie listov, pomocou ktorej môžeme odstrániť treba skoro všetky listy naraz.

Ďalšie zmysluplnú operácií s kôpkou listov je vloženie listu. To na prvý pohľad nemusí dávať zmysel, ale verte, že dôjde k vloženiu toľkých listov, koľko ich je aktívnych - ak chcete teda vložiť tri nové listy naraz, najlepšie je vybrať tri listy existujúcu a potom pristúpiť k vloženie nových.

Podobne prevedieme hromadou operáciu Presunúť alebo skopírovať - opäť s využitím faktu, že sa vťahuje na všetky vybrané listy naraz.

Posledný operácií, ktorá je zmysluplná pri hromadnom výbere listov, je funkcia Skryť pre schovanie viacero listov naraz.

Formát buniek

Častejším dôvodom k výberu listov je hromadná úprava formátu buniek. Praktickým príkladom je potrebné príprava tabuľky (zatiaľ bez dát) pre niekoľko období naraz s tým, že dáta sa do nej budú postupne dopĺňať neskôr. To nám prirodzene môže ušetriť veľa času. Alternatívou je príprava tabuľky na jednom liste a potom jej skopírovanie na ďalšie listy alebo skopírovanie listov celých, to je ale väčšinou tá komplikovanejšia z možností.

Dá sa to docieliť aj jednoduchším spôsobom, ktorý je nasledujúci:

• Vyberieme požadované listy
• aplikujeme formátovanie

Obrazovka potom vyzerá ako na nasledujúcom príklade. Všimnime si hlavne spodnej časti, kde sú ušká listov s charakteristickým zdôraznením a tiež hornej lišty, kde oproti normálu pribudlo slovo Skupina - to sa stane zakaždým, keď vyberieme skupinu listov a slúži to ako pripomenutie tohto faktu, pretože tým získame možnosť upravovať viac listov zároveň , a to so sebou nesie riziko, že na hromadný výber po chvíli zabudneme a poškodíme si úpravami obsah niektorých listov.

Jednu vec však treba mať na pamäti. Aj keď upravujeme viac listov naraz, tak sa listy správajú pomerne inteligentne a nezávisle, takže ak použijeme nástroj Kopírovať formát a na aktívnom liste vidíme napr. Bunku so žltým zvýraznením, ale na iných listoch je zvýraznenie iné, tak sa použije pre každý list to, ktoré je na bunke s rovnakou adresou.

Pokiaľ je teda napríklad na prvom liste bunka C4 žltá a na druhom liste bunka C4 modrá, tak ak vyberieme tieto dva listy zároveň a skopírujeme formát z C4 do D4, tak na jednom liste bude D4 vyplnená žlto a na druhom modro, hoci sa to stalo naraz. To je zároveň výhoda aj nevýhoda, ide o to to vhodne využiť.

Obsah buniek

Rovnako ako formát sa dá hromadne upravovať aj to, čo je v bunkách obsiahnuté.

Text

Ak chceme do buniek na viacerých listoch vložiť text, postupujeme rovnako ako pri úprave formátu.

Pri rozširovaní radov platí opäť upozornenie na nezávislosť listov. Radu sme ešte nepreberala, ale vedzte, že ak napíšete do buniek pod sebou čísla 1, 2 a 3 a pokúsite sa bunky rozšíriť zatiahnutím za pravý dolný roh, tak séria bude pokračovať do nových buniek s logickým prírastkom, v tomto prípade samozrejme +1.

Ak sú na viacerých rôznych listoch rôzne rady a my ich rozšírime pomocou výberu viacerých listov naraz, rozširuje sa každá rada svojím vlastným prírastkom. Radám bude venovaný samostatný článok, vyššie popísaný fakt si teraz iba ukážeme na súhrnnom výrezu:

Funkcie

Samostatnou kapitolou je používanie funkcií na viacerých listoch.

Vložíme Ak nejakú funkciu, treba Súčet a vyberieme bunky, ktorých sa súčet týka, dostaneme pre každý list výsledok zodpovedajúci súčtu buniek na tej istej adrese pre každý list zvlášť. A to vrátane možnosti, že výsledok bude nula, pretože sa v oblasti nenachádza nič alebo len nečíselné hodnoty.

Toto použijeme, ak chceme súčet pre každý list zvlášť. Čo keď ale chceme vidieť na jednom liste súčet naprieč listy? Napríklad súčet buniek A2 zo všetkých piatich listov so zobrazením výsledku v bunke A1 na prvom liste?

To docielime nasledujúcim postupom:

• na prvom liste v bunke A1 otvoríme vzorec =SUMA(
• klikneme na bunku A2 na prvom liste, získame =SUMA(A1
• s pridržaním Shift klikneme na List5 a tam na pole A2, získame =SUMA('List1:List5'!A1
• potvrdíme klávesou Enter

Tento postup je aplikovateľný na všetky funkcie naprieč listy. Všeobecná štruktúra takéhoto vzorca je =FUNKCE('první_list:poslední_list'adresa_buňky).

Niekoľko múdrych rád

Vyššie opísané postupy sa dajú ešte vylepšiť zohľadnením nasledujúcich faktov:

• Združovanie listov možno ovládať bez myši správnym kombinovaním kláves Shift, Ctrl a PgUp / PgDown. Kombinácia klávesov Ctrl + Shift + PgUp napríklad pridá do výberu nasledujúcej list a cez Ctrl + PgUp / PgDown medzi nimi vyberáme ten hlavný
• K hromadnému výpočtu naprieč listy slúžia aj špeciálny nástroj Zlúčiť, ktorý nájdeme na karte Data - Dátové nástroje - Zlúčiť. Jeho použitie je intuitívne a pre súčet buniek A1 na prvých troch listoch jeho vyplnenie ilustruje priložený obrázok. Okrem súčtu obsahuje aj ďalšie číselné operácie ako priemer, počet, štandardná odchýlka a pod. Výsledkom je pevné číslo, nie funkcie.

• So vzorci naprieč listy možno pracovať efektívnejšie ak využijeme Pomenované oblasti, o ktorých potom pojednáva Lekcia 4
• U vzorcov vo všeobecnosti nie je problém prepínať medzi listami a dohľadávať bunky ručne, takže ak chcete sčítať niekoľko čísel na rôznych adresách, nie je to žiadny veľký problém spracovať manuálne.
• Excel celkovo vzaté podporuje prácu s viacerými listami zároveň i kombinovanie listov (pozri graf, ktorý sa môže nachádzať inde ako jeho dáta), ale narážame aj na výnimky, ako napríklad rozšírený filter, kde kombinovanie listov nie je úplne jednoduché

V budúcej lekcii, Vzorce, funkcie a adresovanie v programe Excel 1 , si ukážeme ešte niekoľko drobností ohľadom listov a hlavne načnete tému adresovanie, ktoré ich Prerekvizitou k štúdiu pokročilejších funkcií, ktorým sa budeme venovať neskôr.