5. diel - Pokročilá práca s listami v programe Excel 1

V predchádzajúcom kvíze, Kvíz - Pokročilé využívanie a klávesové skratky v MS Excel, sme si overili nadobudnuté skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.

V minulej lekcii, Kvíz - Pokročilé využívanie a klávesové skratky v MS Excel , sme načal tému práca s listami. Teraz sa naučíme krapet nové teórie, dokončíme prehľad operácií dostupných s využitím ušká listu a prejdeme si ako pracovať so vzorcami, ktoré zahŕňajú viac listov naraz. Táto téma vydá hneď na tri články, preto ho uzavrieme až v nasledujúcu za nasledujúcou lekciu.

Druhy listov

Rovnako ako ponúka Excel viac formátov súborov, ponúka aj viac druhov listov. Trúfam si odhadnúť, že ten najbežnejší (ktorý ani nemá žiadny špeciálny názov), môžeme mu teda nateraz hovoriť treba dátový list, je použitý zhruba v 95% prípadov. Ostatné druhy teda nie sú práve frekventované, ale sem tam je využiť môžeme a dokážu nám pomôcť.

• Čo sa týka početnosti použitie je na druhom mieste list grafický. Úplne jednoducho, ide o list, na ktorý sa zmestí jeden jediný objekt - graf. List tak vyzerá trochu ako snímku v PowerPointe a jeho pointa v podstate je, že vidíme len graf (so všetkými vlastnosťami, ktoré sme si nadefinovali) a neruší nás okolo ostatné bunky s textom alebo číslami. Avšak grafy sa celkom bežne nechávajú aj na radových listoch s vyplnenými bunkami, koniec koncov pridávať nový list pre každý graf by nebolo zrovna praktické.

Túto metódu teda vyhradzujeme len pre grafy nejakým spôsobom významné, ktoré si zaslúžia také zdôraznenie.

• Ďalej nasleduje list dialógového okna. Excel možno využiť aj k tvorbe dialógov, teda formulárov ovládaných len tvorcom definovanými tlačidlami a ďalšími štandardnými formulárovými prvky (začiarkavacími políčkami, číselníky, výsuvným menu, textovými poľami, ...), ktoré buď okamžite vracia výsledok do nejakého zobrazovacieho poľa (týmto spôsobom by išla v Excelu vytvoriť potrebné obyčajná Kalkulačka, ktorú poznáte z Windows), alebo sa po stlačení tlačidla rozbehne určená procedúra (s miliónom možných schopností).
• Posledným typom listu je list makier. Úprimne povedané pre tento typ listu som nikdy nenašiel zmysluplné využitie, je však pravdou, že ide o jedinú mne známu možnosť, ako vytvoriť skutočne a úplne skrytý list v Exceli. Čo presne tým myslím si vysvetlíme hneď za chvíľu.

Typy jednotlivých listov potom vizuálne vyzerajú nasledovne:

Listy vkladáme buď kliknutím na malé "plus v koliesku" napravo od posledného listu (tým vložíme dátový list), alebo pravým tlačidlom klikneme na ktorejkoľvek uško listu a použijeme voľbu Vložit. Na obrázku vyššie vidíte tieto štyri druhy listov, ako vyzerajú ihneď po vložení bez ďalšej úpravy. Najmä u grafického listu je pochopiteľne nutné nejaký graf vložiť (viac o tomto bude v lekciách venovaným grafom).

Viditeľnosť listov

Jednou z kľúčových vlastností listov je ich viditeľnosť. Hoci možno celkom jednoducho odvodiť, o čo ide, situácia sa môže jednoducho skomplikovať. V Exceli totiž existujú tri druhy viditeľnosti listov:

• viditeľný
• skrytý
• úplne skrytý

Každý takýto list v danom súbore existuje, otázka však je, ako ľahko sa k nemu dá dostať.

U viditeľného listu pochopiteľne žiadny problém nie je. Že je list viditeľný jednoducho znamená, že v súbore vidíme uško tohto listu (ak je listov veľa a je potrebné hľadať list niekde ďaleko vpravo, stále to neznamená, že je v pravom slova zmysle skrytý).

Opakom je teda list skrytý. To je úplne normálne list so všetkými funkciami, akurát je jeho uško zrovna nastavené tak, aby nebolo vidieť. Dôvodov k tomu môže byť niekoľko, v zásade:

• ide o list zdrojový, ktorý sa buď upravuje automaticky, alebo ho naopak netreba vôbec upravovať a ako taký nás nezaujíma, pretože hľadíme napríklad len na graf, ktorý z neho vychádza a je na inom liste
• chceme list schovať pred kolegami - čo nie je vtip, tým, že je list skrytý, môžeme napríklad naznačiť, že nie je určený pre editáciu ani pre čítanie, aj keď táto ochrana samozrejme nie je najsilnejší
• obsiahnuté dáta nie sú aktuálne, ale nechceme ich zasa zmazať ani presunúť inam, tak je skrátka skryjeme, prezeráme si dáta aktuálnejšie a keď príde čas, list krátkodobo odkryjeme a naštudujeme
• chceme mať poriadok - čo súvisí s predchádzajúcim bodom, správnym využívaním zobrazenie a skrytie listov sa môžeme vyhnúť zbytnělým súborom, ktoré sú neprehľadné a veľmi nepohodlné na používanie.

Tretím variantom je list celkom skrytý (anglicky very hidden). Ani tento list nie je viditeľný v zozname ušiek listov, a navyše ho nemožno ani nechať zobraziť pomocou bežného menu tak, ako listy skryté. Je k tomu potrebné poznať ešte niečo naviac (teda platí, že ani tento druh listov nie je navždy neviditeľný - logicky, každá operácia musí byť nejakým spôsobom zvrátiteľné).

Grafické ukážky

Teraz si teoreticky popísané veci ukážeme na praktických grafických ukážkach. Listy upravujeme pravým tlačidlom stlačeným na jednom z ušiek. Objaví sa nasledovné menu:

V tejto chvíli by ste mali chápať využitie možností Vložit, Odstranit, Přejmenovat, Skrýt a Zobrazit. Posledná možnosť slúži pre zobrazenie skrytých, nie úplne skrytých listov. Klikneme Ak na ňu, objaví sa zoznam skrytých listov a my potom zobrazíme ten, ktorý chceme. Bohužiaľ ani v najnovšej verzii Exceli nefunguje zobrazovanie listov hromadne, je teda možné zobraziť vždy len jeden list a pre zobrazenie listu ďalšieho je celý proces potrebné opakovať. Riešením je využitie VBA, ale k tomu sa dostaneme až trochu neskôr. Pre úplnosť doplním, že musí zostať vždy aspoň jeden list viditeľný.

Pokiaľ ide o úplne skryté listy, postupujeme inak. Vyberieme list, klikneme pravým tlačidlom a zvolíme Zobraziť kód. To je jedna z mnohých ciest k otvoreniu editora VBA, v túto chvíľu dostatočná, pretože celú akciu vykonáme klikaním a programovanie sa vyhneme, však editor otvoriť musíme.

Po otvorení je vľavo pre každý list menu (tabuľka) s vlastnosťami (vždy celá v angličtine) a tu sa zaujímame o viditeľnosť, teda Visible, ktorá je na začiatku nastavená na "-1" - xlSheetVisible, čo zmeníme na "2" - xlSheetVeryHid­den. Prečo voľby vyzerajú presne ako tie v úvodzovkách nie je dôležité, kľúčové sú hodnoty visible a very hidden.

Ktorý list upravujeme zistíme v zozname listov vľavo hore, vybraný list je zvýraznený modro a môžeme tu postupne vybrať a upraviť vlastnosti viacero listov.

Teraz editor zatvoríme (krížikom vpravo hore, je to samostatné okno) a vrátime sa späť do Excelu. Hárok2 sme nastavili na very hidden a skutočne, ak sa pokúsime zobraziť skryté listy, zistíme, že máme Hárok1 viditeľný a Hárok3 skrytý, ale zobraziteľný - avšak Hárok2 v ponuke chýba, je skrytý a nemožno ho zobraziť.

Znovuzobrazenie listu zaistíme iba nastavením rovnakou cestou, akú sme nastavili jeho neviditeľnosť. Teoreticky sa môžete ocitnúť aj na druhej strane, teda nie, že listy skrývate, ale že sa vám dostane pod ruky súbor, kde je nejaký odkaz na list, ktorý nie je viditeľný ani zobraziteľný. V tejto chvíli už viete, že to nie je žiadna chyba, ale iba vlastnosť a ako sa v takejto situácii zachovať.

Nakoniec sa vrátim k listu makier. Môžete si sami overiť, že takýto list nefiguruje v zozname listov v editore (4. obrázok) a teda skryjeme ak ho úplne, nikto na to už nikdy nemusí prísť.

To je pre túto lekciu všetko. Nasledujúci článok, Pokročilá práca s listami v programe Excel 2 , sa zameria na presúvanie a kopírovanie listov a hromadnú prácu s nimi.