3. diel - Klávesové skratky a využitie myši v programe Excel 2

V minulej lekcii, Klávesové skratky a využitie myši v programe Excel 1 , sme sa zoznámili s niektorými klávesovými skratkami pre uľahčenie pohybu po liste a výbere buniek. Dnes si predstavíme ďalšie skratky a možnosti šírenia vzorcov a formátovania.

Rozšírenie znalostí z minulej lekcie

Než sa dostaneme k úplne novému téme, rád by som uviedol dve veci, ktoré sa do minulej lekcie nevošli, ale úzko s ňou súvisí.

• Prvý poznatok znie, že ak sa chceme pohybovať po hornej lište čisto za pomoci klávesnice, az minulé lekcie vieme, že túto funkciu zahajujeme stlačením ľavého Alt, nemusíme úplne riešiť zobrazené písmená a používať ich ako klávesové skratky, keďže sa v rovnakú chvíľu aktivuje aj možnosť využitia kurzorových klávesov, ktorá môže byť nakoniec pohodlnejšie.
• Stlačíme teda Alt a potom pokračujeme → a následne ↓, a nakoniec opäť → / ←. V momente, keď sa dostaneme na požadovanú pozíciu a naša voľba je zvýraznená tmavě šedým podbarvením, stlačíme Enter a tým ju aktivujeme, alebo rozbalíme menu s jej podrobnejšími možnosťami.
• Druhý poznatok sa týka využitia kombinácie Ctrl + Shift + Medzerník. Je dobré túto kombináciu použiť pre prostý výber buniek v súbore, ale ešte viac vhod príde pri výbere oblasti buniek v rámci nejakej funkcionality, náhodne výber dát pre kontingenčnej tabuľku, rozšírený filter alebo napríklad podmienené formátovanie. V takejto situácii máte biele pole na vloženie adresy aktívnych buniek (jeden z príkladov je na obrázku nižšie) a celé pole (hovorme mu tabuľka) vyberieme práve pomocou tejto kombinácie klávesov.

obrázok č.1

obrázok č.2

Ďalšie možnosti uľahčenie ovládania Excelu

Teraz nadišiel čas na ďalšie a ďalšie skratky. Tie budú rozdelené do niekoľkých skupín.

Výber oblasti buniek

Pre výber vyplnené oblasti buniek sme sa už patričnej klávesové skratky používať naučili. Určite sa nám budú hodiť Ctrl, Shift, Medzerník a kurzorové klávesy. Nová možnosť ich kombinácia je Ctrl + Medzerník, ktorá vyberie celý stĺpec na danej liste, a jej príbuzná kombinácie Shift + medzerník, ktorá vyberie celý riadok. Oboje bez ohľadu na vyplnené či nevyplnené bunky.

Zaujímavou otázkou potom je, ako vybrať naraz úplne všetky bunky na danej liste. Variant je prekvapivo veľa, hlavne vzhľadom na to, že takáto operácia nemá zas také praktické využitie, keďže typicky sa editujú bunky len v nejakej vybranej dostupnej oblasti a čo je ďaleko v pravom dolnom rohu nás veľmi netrápi. Ale napriek tomu.

Možnosť číslo jedna je dvojnásobné stlačenie kombinácie Ctrl + Shift + Medzerník. Ak máme teda aktívnu bunku niekde v prázdnej oblasti, postačí táto kombinácia raz, ak sme smerom vľavo hore od nejakých vyplnených buniek, treba Medzerník použiť dvakrát. Úplne rovnakú funkciu v Exceli má aj Ctrl + A, sú to ekvivalenty.

Za zmienku stojí aj situácie, keď jednu z týchto kombinácií použijem v prípade, keď je aktivovaná bunka A1. Následne, ak je v liste niečo vyplnené, sa aktivuje len oblasť od počiatku súradníc do poslednej vyplnené bunky a opätovné použitie klávesové skratky už nič neurobí, skrátka v takej situácii nie je možné touto cestou vybrať všetky bunky.

Máme ale dve iné možnosti. Buď zadáme postupne Shift + Medzerník a ihneď potom Ctrl + Medzerník (prípadne v opačnom poradí), alebo využijeme myš a klikneme na obdĺžnik vľavo od " A " a nahor od " 1 ", ako indikuje nasledujúci obrázok:

Distribúcie obsahu a formátu

Zatiaľ sme sa učili, ako vyberať už vyplnené alebo nevyplnené bunky. Teraz sa presunieme k možnosti vyplniť bunky obsahom (a prípadne formátom) na základe inej už vyplnené bunky.

V nasledujúcom príklade budem využívať bunky vyplnené neznámou funkciou, zatiaľ je totiž jedno, čím bunky vyplňujeme, dôležité je, že ide o nejaký excelovský vzorec. Detailnejšie si rad vzorcov a tiež ich adresovanie preberieme v ďalších lekciách.

Východisková situácia je teda nasledovné:

V tejto situácii chcem logicky vzorec aplikovať na zostávajúce bunky zodpovedajúce hodnotám 2 až 10. Triviálnym riešením je vzorec skopírovať a ručne ho vkladať do nových buniek. To je technicky možné, ale veľmi nepraktické a my sa predsa chceme naučiť niečo lepšie.

Máme k dispozícii myš az minulej lekcie vieme, ako funguje ohraničenie aktívnej bunky. Teraz sa zoznámime s tým malým zeleným štvorčekom, ktorý na nás nesmelo svieti z pravého dolného rohu, pre pripomenutie sa pozrite na nasledujúci obrázok:

Tento štvorček sa používa práve k aplikácii (roztiahnutie) vzorca na nové bunky. Označíme teda bunky so vzorcom, chytíme je za pravý dolný roh a stiahneme smerom dole toľko riadkov, koľko je potrebné. Rovnaké funkcionality potom možno dosiahnuť aj tak, že na štvorček dvakrát klikneme.

Iba musíme počítať s obmedzením, že vzorce sa dvojklikom aplikujú len ak bezprostredne priliehajú k vyplnenému stĺpci naľavo od nich, a to na toľko riadkov, koľko je naľavo od nich vyplnené.

V našom prípade dostaneme nasledujúce výsledok:

Teraz si však vezmime tabuľku podobnú, no predsa len mierne odlišnú, pretože obsahuje formátovanie. Upozorňujem, že tabuľka slúži k demonštrácii niektorých funkcií, ale sama o sebe je dosť nevzhľadná a dúfam, že takto by ju nikto reálne naformátovať nechcel.

Každopádne, po použití postupu popísaného vyššie (či už ťahanie, alebo dvojklik), získame tento výsledok:

Výsledok nie je uspokojivý, pretože tento postup slúži na distribúciu vzorca aj formátu bunky naraz. V tomto prípade to však viedlo k porušeniu formátovanie, inými slovami - tento postup je nevhodný. Vrátime sa teda na začiatok, kedy máme vyplnenú jednu bunku so vzorcom a naformátovanú tabuľku. Vzorec dostaneme do ostatných buniek novou metódou, ktorá ignoruje formátovanie.

Táto metóda spočíta v použití kombinácie Ctrl + Enter. Postup sa tu mierne líšia. Najprv musíme vybrať všetky bunky, kam sa má vzorec dostať a tú, kde už je - v našom prípade jednoducho desať buniek v druhom stĺpci, v zložitejších prípadoch je potrebné zapnúť mozgové závity a oblasť vyberajú pomocou klávesov Ctrl, Shift atď.

Pozor, bunka sa vzorcom musí byť vybraná ako prvý.

Následne bunku so vzorcom aktivujeme (klikneme do riadku vzorcov alebo stlačíme F2) a potom konečne Ctrl + Enter. Tým je dielo dokonané.

Ctrl + Enter je jedna z tých klávesových skratiek, ktorá odlišuje začiatočníkov od pokročilejších používateľov, preto s ňou strávime ešte trochu času. Môže nám pomôcť použiť vzorec na nesúvisiace, nesusediace bunky. Trebárs ako v situácii na nasledujúcom obrázku:

Kde v bunke E4 je vzorec spočívajúci v desaťnásobku čísla vo vedľajšom stĺpci, teda 10*1 = 10. Pre zvyšná čísla chceme tento vzorec aplikovať tiež a chceme to urobiť chytro. Opäť opakujem, že takto jednoduchý vzorec sa dá po liste rozšíriť aj inou metódou, ale u zložitejšie funkcie už je iná možnosť prakticky vylúčená. Takisto priznávam, že takéto rozloženie buniek je krajne nelogické, však sme teraz zameraní na tréning, preto som list vytvoril tak, ako som ho vytvoril.

Postup je teda taký, že vyberieme myšou všetky bunky, kam vzorec patrí a tiež tu, kde už vzorec je. Nie je úplne pravda, že tu musíme vybrať ako posledný, pretože vo vybraných bunkách sa môžeme pohybovať klávesom Tab, a tým si postupne bunku so vzorcom "nalistovať".

Každopádne bunka musí byť tou aktívny bunkou (má sivé orámovanie, ale vo vnútri je biela, na rozdiel od ostatných plne sivých), nasleduje stlačenie F2 a potom distribúcia vzorce pomocou Ctrl + Enter.

Váš výsledok by potom mal byť totožný s mojím, pozri:

Zdieľanie formátu buniek

Rovno vidíme, že formátovanie prvý a ostatných buniek sa líšia a v tomto prípade je škoda, že sa formátovanie (zarovnanie) neuplatňovalo taktiež, avšak pre nesúvislé bunky taká metóda prakticky neexistuje, a navyše skôr nastanú prípady, keď by to bolo na škodu. Formát buniek upravíme v štýle našej vzorovej bunky E4 pomocou kopírovanie formátu, čo je známa ikona "štetca" v sekcii Domů – Schránka.

Čo už o nej však tak známe nie je, že na nesúvislú oblasť buniek sa aplikuje pomocou dvojkliku - vyberieme vzorovú bunku, dvojklikom aktivujeme onú ikonu a potom uplatníme na všetky bunky, kde je potrebné, v neobmedzenom počte. Nakoniec zakončíme stlačením klávesy Esc.

Týmto sme si ukázali ďalšiu skratky pre prácu s bunkami a to aj v prípade, keď sú vyplnené. V budúcej lekcii, Správa pomenovaných oblastí a práca s listami v Exceli , túto tému definitívne uzavrieme a ukážeme si čo je to Správca názvov a otvoríme tému práca s listami v Exceli.