2. diel - Klávesové skratky a využitie myši v programe Excel 1

Klávesnica a myš sú základné periférie, ktoré používatelia používajú na ovládanie programov. V prípade Exceli tomu pochopiteľne nie je inak, hoci je pravdou, že Excel môže byť ovládaný aj dotykovo napríklad na tabletu, však to nie je dvakrát pohodlné a niektoré funkcie beztak nie sú dostupné.

V minulej lekcii, Úvod do pokročilého využívania aplikácie MS Excel , sme si predstavili prvý príklad využitia pokročilejších funkcií Excelu v podobe jednoduchého makra. V tejto lekcii sa zameriame na klávesnicu a myš a budeme sa učiť postupy, ktoré sú pre každodennú prácu s Excelom efektívne a v danej situácii jednoducho povedané najlepší.

Bez myši to ide ...

Začiatkom sa sluší uviesť, že programy ako Excel alebo Word možno ovládať úplne bez myši. Nie je k tomu potrebný ani poznať nejaké zvláštne klávesové skratky, keďže dostaneme solídne návod. Všetko, čo treba, je stlačiť jednorázovo ľavý Alt. Po jeho stlačení sa u dostupných funkcií zobrazí klávesa, ktorú túto voľbu aktivujeme, pričom sa postupuje od hlavných kariet ďalej k väčšiemu detailu.

Prvým stlačením ľavého Alt by sa vám mali zobraziť tieto možnosti:

Ak chceme pokračovať potrebné voľbou Data, stlačíme W (bez súčasného držania nejaké iné klávesy). Tým sa aktivuje táto karta a my máme k dispozícii ďalší, podrobnejší voľbu, tentoraz:

Týmto spôsobom môžeme pokračovať. Buď sa rozvinie ďalšie menu, alebo rovno zavoláme nejakú funkciu. V starších verziách Excelu fungovalo volanie cez "podčiarknutá" písmená, teda že sme použili Alt a podčiarknuté písmeno (Data mohla byť napríklad Dáta, a teda sa volala stlačením D). Tento princíp už pri hlavnej ponuky neplatí, avšak u ďalších funkcií áno, ako uvidíme na príklade Nájsť a nahradiť

Spustíme funkciu Nájsť a nahradiť (Ctrl + H) a v okne, ktoré sa nám zobrazí, vidíme Nájsť a vedľa toho Nahradiť. Medzi nimi volíme s pridržaním ľavého Alt a stlačením klávesy, teda buď Alt + T, alebo Alt + I. Takto postupujeme aj u všetkých ďalších funkcií v Exceli, vždy sledujeme podčiarknutá písmená. Pre lepšie pochopenie prikladám obrázok nižšie:

Táto možnosť ovládania výlučne pomocou klávesnice je typická pre všetky produkty firmy Microsoft, vrátane Windows samotných. Pre spúšťaní niektorých funkcií v Exceli existujú aj špeciálne klávesové skratky, už však zďaleka nie pre všetko. Zistíme je tak, že prejdeme kurzorom na dané tlačidlo na hornej lište, treba Data - Filter, a ak existuje, tak sa nám okrem popisu zobrazí aj skratka. Vidíme tak napríklad, že obyčajný filter spustíme pomocou kombinácie Ctrl + Shift + L, pozri:

Ovládanie Excelu úplne bez myši je teda možné (nezabúdajme ani na úplne triviálne skratky, ako napríklad Ctrl + N pre nový súbor alebo Ctrl + S pre uloženie práce), ale celkom nepohodlné. Tieto skratky sa teda oplatí si pamätať len pre tie najpoužívanejšie funkcie, kde to naopak možno označiť za prenáramne praktické - u všetkého, čo používate často a nemôžete to spustiť jedným kliknutím, stojí za úvahu, či si neosvojit príslušnú klávesovú skratku.

... ale s myšou je to lepšie

Teraz už do našej lekcie zakomponujeme aj myš, lebo je predsa len veľmi praktická. V predchádzajúcej časti textu som popisoval klávesové skratky ovládacie, teda tie, ktoré riadia celý program (spúšťa jeho funkcie, otvárajú a zatvárajú atď.).

Teraz sa zameriame viac na tie funkčné.

Práca s bunkami

Bunka je základnou jednotkou v Exceli, jednotkou, ktorej obsah a formát môže byť editovaný a ktorej poloha je daná číslom riadku a písmenom stĺpca, v ktorom sa nachádza (tzv. Adresa, napr. B23). Pre vizuálnu predstavu o dátach riešených v nasledujúcom návode sa pozrite na tento výstrižok:

Začneme v ľavej hornej (žlté - a budem odkazovať práve na farby výplne) bunke. Nasledujúce klávesové (a "myšou") skratky dobre poslúži k výberu (aktiváciu) iné bunky v rámci takto usporiadanej oblasti buniek (oblasťami nazývame súvislé či nesúvislé stĺpce, riadky či tabuľky).

Majte na mysli, že pri takto malom počte buniek nie je problém kliknúť, kam potrebujeme. Časté sú však situácie, kedy máme potrebné 1 000 riadkov a 50 stĺpcov. Potom už to taká zábava nie je a bez klávesových skratiek sa nezaobídeme.

Pohyb po liste

Pri pohybe po liste alebo aj pri výbere oblastí fungujú klávesové skratky takým spôsobom, že začnú na začiatku oblasti, presunú sa na koniec, potom na začiatok ďalšej oblasti, na jej koniec a pod.

Inými slovami, a vezmeme si na pomoc vyššie vložený obrázok, začneme ak v žltej bunke a ak sa chceme posunúť vpravo, dostaneme sa do oranžovej bunky (koniec súvislej oblasti, pretože smerom ďalej vpravo je nevyplnený stĺpec), nasleduje skok do modrej bunky (začiatok ďalšie vyplnené oblasti), ďalej do bunky zelenej a tak ďalej, a tak ďalej. Ak už nič nenasleduje, skočíme až na koniec listu, čo je stĺpec XFD.

K týmto "skokom", presne povedané výberu buniek na hraniciach súvislých oblastí, alebo jednoducho "pohybom po listu", používame kláves Ctrl. Tú držíme stlačenú a spolu s ňou stlačíme šípku (kurzorové klávesy) v požadovanom smere, teraz teda šípku vpravo →. Pri opakovanom stlačení tohto tlačidla nasledujú skoky podľa vyššie popísaného schémy (žltá - oranžová - modrá - zelená). To isté platí aj pre pohyb nadol. Opäť začneme v žltej bunke a stlačíme kombináciu Ctrl + ↓. Ocitneme sa vo svetlo šedej bunke. A následne, keďže nižšie už žiadna vyplnená bunka nie je, sa ocitneme .... áno, správne, na poslednom riadku.

Zvolenú kombináciou kurzorových šípok ovplyvníme, kam presne sa dostaneme, ak chceme až na koniec vyplnených dát, teda čo najviac doprava dole, použijeme tieto klávesy v spojení s Ctrl toľkokrát, koľkokrát je potrebné.

Výber buniek

Teraz zapojíme do hry aj kláves Shift, ktorá pomáha k výberu buniek. Teraz teda už máme možnosť nielen preskakovať medzi bunkami, ale aj vyberať súvislej oblasti.

Začneme jednoduchou voľbou vybrať všetko od žltej až po oranžovú bunku, teda B2: D2. Začneme v žltej bunke, stlačíme Ctrl + Shift + → a máme tieto tri bunky vybrané, čo je symbolizované ich zešedivěním a pracovať s nimi teraz môžeme naraz.

V tejto situácii pokročíme smerom nadol, teda pomocou Ctrl + Shift + ↓. Keďže sme už vybrali celý riadok, táto voľba vlastne vyberie všetky riadky až dole, teda celú tabuľku. Keby sme mali vybrané len dva stĺpce v prvom riadku, mali by sme takto vybrané len dva stĺpce neskôr aj v celej tabuľke.

Celú tabuľku, v našom prípade B2: D29, vyberieme pomocou kombinácie Ctrl + Shift + ↓ + →.

Pre takýto súvislý blok buniek máme aj ďalšiu možnosť, a to je skratka Ctrl + Shift + Medzerník, ktorá odvedie tú istú prácu.

A nakoniec myš

Cestovať cez bunky, tak ako sme sa naučili za pomocou Ctrl, môžeme aj za pomocou dvojkliku myši. Po výbere ktorejkoľvek bunky sa okolo nej zobrazí zelený rámček. Jednotlivé časti (hrany, rohy) majú priradené zvláštne funkcie.

Na ostatné funkcie dôjde v neskorších lekciách. Dnes si už len predstavíme dvojklik na rámček, teda na ktorúkoľvek zo štyroch rovných čiar. Práve tento grif je ďalšou možnosťou skákanie medzi bunkami. Ak máme aktívnu žltú bunku a vykonáme ak dvojklik na spodnú hranu rámčeku, dostaneme sa, podľa očakávania, na šedú bunku. Takto to funguje vo všetkých smeroch.

Pridržíme Ak pri tomto dvojkliku aj Shift, dôjde k výberu buniek, opäť tak, ako sme to videli vyššie, a toto môžeme použiť aj na viacerých stĺpcov naraz.

Výber viac buniek naraz je potrebné k ich súčasnej editáciu, kedy uplatníme obsah alebo aj formát na všetky bunky súčasne, čo významne šetrí čas oproti tomu, keď by sme každú bunku upravovali zvlášť, čo je v situácii, kedy majú všetky vyzerať rovnako, holý nezmysel.

Podobným štýlom môžeme klávesnicu aj myš použiť ďaleko rozsiahlejšie, preto budeme sa budeme tejto problematike venovať aj v nasledujúcej, Klávesové skratky a využitie myši v programe Excel 2 , lekciu.