2. diel - Osobné financie v MS Access - Dátové tabuľky

V úvodnej lekcii, Osobné financie v MS Access - Zámer , bolo diskutované vytvorenie úlohy v databáze ako celku, ktorá musí mať určité hranice a cieľ, dátové štruktúry a definíciu základných funkcií.

K objasneniu malé úlohy reči postačujú, dnes sa vrhneme do diela.

Vytvorenie úlohy

Databázu pre našu úlohu vytvoríme podľa základnej schémy, ktorý bol uvedený v
lekciu č. 1 základného kurzu MS Access

• Spustíme aplikáciu MS Access.
• Kliknutím na ikonu Prázdna databázy na úvodnej obrazovke spustíme dialóg pre umiestnenie a názov databázy našej úlohy.
• Nájdeme cestu a zadáme názov, u mňa to sú c:\db\Finance\ a názov dbFinance.
• Klikneme na Vytvoriť.
• Vstupné návrh Tabulka1 zavrieme a máme pripravenú databázu.

Nastavenie prostredia

Z menu SÚBOR zvolíme Možnosti a nastavíme si prostredie. Pre vývojové práce je výhodnejšie pracovať s kartami (len môj názor) a databázu komprimovať pri zatvorení. Nastavenie podľa môjho je na obrázku.

Vytvorenie tabuliek

Prosté vytvorenie tabuliek podľa doteraz uvedených analýz je pomerne ľahké a nikto z nás by nad touto úlohou nemal zaváhať. Ide o opakovanie základného kurzu MS Access,
lekcie č. 2. Pre osvieženie začneme z menu Vytvorenie, pokračujeme Návrh tabuľky. Ikonu Primárny kľúč nájdeme v menu NÁVRH.

Pre okamžité rozlíšenie typu tabuľky budem používať predpony názvov takto:

• tb0… parametre
• tb1… číselníky
• tb2… kmeňové dáta
• tb9… archívne dáta - tu prijaté dáta z banky
• tbq… pracovné tabuľky

Tabuľka kmeňových dát

Ako ukážku tu vytvoríme tabuľku tb2Finance, kde budú uchovávané dáta získané z hotovosti a modifikovaná dáta z bánk.

Polia tabuľky a ich špecifikácie:

Názov	dátový typ	veľkosť	popis
ID	automatické číslo		Primárny kľúč
Dátum	dátum / čas		dátum finančné operácie
zdroj	krátky text	1	banka alebo hotovosť, väzba na číselník
Titul	krátky text	10	osoba, väzba na číselník
Ucel	krátky text	2	väzba na číselník účelu použitia
čiastku	číslo	dvojitá presnosť	hodnota v Sk, príjem kladný, výdaj záporný
poznamka	krátky text	255	poznámka

Pohľad na vytvorenú tabuľku v návrhovom zobrazení je na obrázku.

Poznámku ponecháme v plnej dĺžke 255 znakov, aby sme mohli text doplniť z príjmu banky napr. Správou po odosielateľa, alebo vložiť podrobnejšie špecifikáciu transakcie. Niekto si tu uloží bankové protiúčet. Predpokladáme, že poznámka bude prehľadávaná textovým spôsobom a preto prípadné formalizované skratky sú žiaduce.

Pracovné tabuľka tbqFinance

Pre získavanie dát hotovosti a pre doplnenie a kontrolu dát importovaných z banky si vytvoríme pracovnú tabuľku tbqFinance o zhodné štruktúre s kmeňovou tabuľkou tb2Finance. Vytvoríme ju kopírovaním, teda v ľavom navigačnom okne klikneme na názov tabuľky tb2Finance a napr. Klávesmi Ctrl + C a Ctrl + V vytvoríme tabuľku novú, ktorú z ponúkaného názvu premenujeme na tbqFinance.

Číselníky

Takto postupne vytvoríme tabuľky číselníkov, ktorých polia bola definovaná v predchádzajúcej lekcii:

• tb1Zdroj, primárny kľúč bude pole Zdroj
• tb1Osoba, primárny kľúč bude pole Titul
• tb1Ucel, primárny kľúč bude pole Ucel

Upozorňujem, že v tb1Zdroj ide o číselník bankových účtov, nie o záznamy z banky. Vy si môžete vytvoriť účet a jeho skratku ľubovoľne, podľa banky, ktorej služby používate. V záznamoch tejto tabuľky budeme udržiavať informácie o posledne prijatom importu.

Po uložení vytvorené dátové štruktúry do každej tabuľky zadáme niekoľko záznamov, definovaných v prvej lekcii kurze. U väčšiny číselníkov sú položky jasné, alebo ľubovoľné podľa želania užívateľa. Do číselníku zdroje som naplnil pole:

• UzaverkaDatum koniec predchádzajúceho mesiaca pred začiatkom importu dát
• UzaverkaStav počiatočný stav účtu ku dňu štartu, možno doplniť neskôr
• ImportSoubor cesta a názov importovaného súboru c:\db\Finance\fio.csv\

Tieto polia slúžia ku kontrolám, ktoré zabezpečujú, aby sme neprijali jeden súbor dvakrát, alebo niektorý nevynechali. Ich použitie bude predvedené v lekcii o importe.

Ak vytváranie tabuliek je jednoduché, iná situácia už nastáva v definovaní kľúčov, indexov a relácií. Budeme uvažovať, že databáza bude mať ročne niekoľko sto až tisíc záznamov. Ak sa na vec pozeráme s perspektívou desať rokov, ide o niekoľko desiatok tisíc záznamov a to je pre aplikáciu ako je MS Access pierko. Z tohto hľadiska nie je počet záznamov žiadny problém vo veľkosti ani rýchlosti z perspektívy desiatich i viac rokov.

Definícia primárnych kľúčov

V číselníkoch budem voliť kľúčovými, teda jednoznačnými položkami ich názvy, skratky alebo prezývky. Pre pohodlie pri robení ich budeme voliť tak, aby v každej tabuľke v primárnom kľúči bolo už prvý, najviac druhé písmeno odlišné. Je to pre naše pohodlie. Až budeme príslušnú položku zadávať do dátovej tabuľky, bude sa po zadaní prvého alebo druhého znaku sama dopĺňať, čo pri robení viacerých záznamov v jednej sade privítame s potleskom.

V ostatných dátových tabuľkách, ktorými budú priebežné záznamy o finančných operáciách, budeme realizovať ako primárny kľúč Automatické číslo, teda nádhernú službu databázy, ktorá každý záznam očísluje jednoznačnú hodnotou.

Súvaha nad vytvorením indexov

Predpokladáme, že najčastejšie budeme v dátach o financiách triediť alebo hľadať podľa zdrojov, osôb a účelov. To budú číselníky veľmi krátke a použijeme z nich väčšinou ešte len malú časť, preto by bolo vhodné vytvoriť v záznamoch o financiách indexy na tieto položky. Na druhej strane plynie z teórie indexov, že čím viac je hodnôt zhodných, tým viac index narastá a znižuje sa jeho efektivita. Je teda účelné nevytvárať indexy na tieto položky a triedenie alebo hľadanie v nich ponechať na klasické metódy, ktoré sú v našom prípade dostatočne rýchle a spoľahlivé.

V ostatných tabuľkách, teda číselníkoch, sú primárne kľúče, a tieto polia sú vždy indexované ako jednoznačná.

Ako na relácie?

Relácia je dobré vytvoriť medzi číselníky zdrojov, osôb a účelov vo väzbe na finančné tabuľku tb2Finance, ktorá bude tieto hodnoty obsahovať. Pretože vytvárame databázu školské, ktorú si môže každý z vás upraviť podľa svojho, ponechám tieto väzby voľné, teda bez definovania relácií, aby bolo možné niektorý z číselníkov vynechať, položky nevyplňovať alebo si vytvoriť číselník ďalší, ktorý bude mať iný vzťah, ako tu uvádzam .

Pre praktickú prácu pri napĺňaní dát hotovosti vytvoríme relácie medzi číselníky zdrojov, osôb a účelov a pracovné tabuľkou tbqFinance. Relácia spustíme z menu databázovú NÁSTROJE. Výsledný pohľad na nastavenie relácií je na obrázku

To je v tejto lekcii všetko. K tejto lekcii je pripojená databáza s vytvorenými tabuľkami, indexy a reláciami.

Nabudúce, Osobné financie v MS Access - Zápis hotovosti I , vytvoríme dotazy a formuláre pre obstaranie dát o obratoch peňazí v hotovosti.