1. diel - Zoznámenie s aplikáciou Excel

Vítam Vás pri prvej lekcie e-learning kurzu programu Microsoft Excel, ktorý je určený pre začiatočníkov. V prvej lekcii sa zoznámime s aplikáciou Excel a jej pracovným prostredím.

Čo je to Excel a na čo slúži?

Program Excel je tabuľkový procesor vyvinutý spoločnosťou Microsoft a je súčasťou kancelárskeho balíka Microsoft Office. Ako tabuľkový procesor spracováva tabuľky informácií, teda dáta. Tabuľky, ako si neskôr ukážeme, sa skladajú z riadkov a stĺpcov. V tých sú bunky s dátami alebo vzorcami, ktoré s dátami pracujú. Tabuľkové procesory sú vysoko univerzálnym nástrojom a používajú sa v najrôznejších odvetviach ľudskej činnosti, kde svojimi funkciami uľahčujú aj zložitejšie procesy. Medzi ich najdôležitejšie funkcie patrí napr. Databázy, analýza dát, najrôznejšie výpočty, tvorba grafov a samozrejme mnoho ďalších úkonov, ktoré sa týkajú práce s dátami a informáciami.

Zošit, list a bunka

Program Excel pracuje s dátami, ktoré sú uložené v súboroch, ktorým sa hovorí zošity. Každý zošit sa skladá z listov, v ktorých sú uložené dáta v bunkách.

zošit

Je vlastne súbor programu Excel a väčšinou máva koncovku .xlsx, ktorá je predvolená. Každý zošit má minimálne jeden list, ale môže ich mať aj viac. Nový zošit vznikne pri spustení programu Excel, kedy si môžeme zvoliť aj jeho rozloženie z prednastavených šablón.

list

Ako bolo napísané vyššie, list alebo listy tvoria zošit. Každý zošit, ktorý vytvoríme, obsahuje teda minimálne jeden list, spravidla pomenovaný Hárok1. V programe Excel môžeme samozrejme vytvárať listy nové a odstraňovať tie existujúce. Listy môžeme tiež rôzne upravovať, čo si viac popíšeme v ďalšej časti tohto článku.

bunka

Bunky tvoria základ všetkých listov. Jedná sa vlastne o rozdelení listu na jednotlivé časti, do ktorých môžeme zapisovať dáta, vzorce a pod. Bunky sú určené ich adresami. Adresa bunky je daná označením stĺpca a riadku. Napr. adresa bunky v riadku číslo 3 a v stĺpci C je teda C3.

Spustení programu Excel

Začnime zľahka a to tým, že si aplikáciu spustíme. To môžeme urobiť hneď niekoľkými spôsobmi:

• V Ponuke Štart zo zoznamu aplikácií vyberieme programe Excel
• Poklepeme na zástupcu programu Excel
• Poklepeme na súbor programu Excel
• V Ponuke Štart alebo v Prehľadať napíšeme Excel

Súborom programu Excel niekedy hovoríme zošity. V kurze môžeme občas používať aj označenie dokument.

Po samotnom spustení aplikácie sa zobrazí úvodná okno s ponukou šablón zošita a môžeme si zvoliť tú, ktorá nám bude najviac vyhovovať. Nám bude väčšinou stačiť šablóna "Prázdny zošit":

Len pre úplnosť si uveďme, že aplikáciu môžeme zas ukončiť štandardne pomocou ikony "Zatvoriť" (krížik v pravom hornom rohu okna) alebo stlačením klávesov Alt + F4.

V prípade, že sme v zošite neurobili žiadnu zmenu, aplikácia sa zavrie. V prípade, že sme v zošite čokoľvek upravovali, zobrazí sa okno, či chceme vykonané zmeny uložiť. Zmeny teda následne môžeme uložiť, neukladať alebo zrušiť zatvorenie aplikácie.

Vytvorenie nového zošita

Nový zošit môžeme vytvoriť z prázdneho zošita, alebo z vopred pripravených šablón. Môžeme ho vytvoriť pri spustení Excelu alebo počas práce v už spustenom Exceli.

Vytvorenie zošita pri spustení Excelu

1. otvoríme Excel
2. Vyberieme Prázdny zošit alebo predpripravené šablónu
3. Otvorí sa nám vybraný zošit a môžeme začať pracovať

Vytvorenie nového zošita v otvorenom Exceli

1. Na karte Súbor zvolíme možnosť Nový
2. Ďalej pokračujeme rovnako ako pri postupe vyššie

Nový zošit môžeme vytvoriť aj stlačením klávesov Ctrl + N.

Ovládacie prvky Excelu

Po vytvorení nového zošita vytvorí Excel prázdny hárok s pomenovaním List1, v ktorom sa ďalej pracuje.

Listy si môžeme predstaviť jednoducho ako jednotlivé listy nášho zošite a môžeme tak dokument logicky rozdeliť na viac častí. Nemali by sa však pliesť s tým, ako je náš dokument rozdelený na stránky papiera napr. V prípade tlači, jeden list môže mať niekoľko strán.

Prostredie programu Excel

Aby sme aplikácie dokázali obstojne ovládať, popíšme si teraz jednotlivé prvky v jej okne.

Panel rýchleho prístupu

Jedná sa o panel nástrojov, ktorý je umiestnený v ľavom hornom rohu okna aplikácie a umožňuje nám rýchly prístup k najčastejším nástrojom. V predvolenom nastavení obsahuje tlačidlá "Uložiť", "Späť" a "Vykonať znova".

Pás kariet

K funkciám Excelu pristupujeme cez Pás kariet. Jednotlivé karty sú rozdelené podľa typu úkonov, ktoré s nimi možno vykonávať. Obsah týchto kariet je v Exceli rozdelený do skupín podľa príkazov, ktoré ďalej využívame pre jednotlivé úkony s dátami. Samostatná príkazové tlačidlá v skupinách nám slúžia na vykonanie príkazu alebo zobrazenie jeho ponuky. Poďme si teraz karty prelistovať.

Karta Súbor

Po otvorení karty Súbor sa nám zobrazí nástroje pre prácu so súborom (zošitom). Informácie o súbore obsahujú informácie a základné vlastnosti aktuálneho súboru. Pomocou ponuky tiež môžeme vytvoriť nový súbor, otvoriť už vytvorený súbor, uložiť alebo zatvoriť aktuálny súbor. Zošit môžeme niekoľkými spôsobmi publikovať, k tomu nám poslúži nástroje: "Tlač", "Zdieľať", "Exportovať" a "Publikovať". V karte súboru je tiež ponuka "Účet" a "Možnosti aplikácie".

Karta Domov

Karta Domov je rozdelená na niekoľko sekcií, ktoré obsahujú jednotlivé nástroje. Jedná sa o sekcie Schránka, Písmo, Zarovnanie, Číslo, Štýly, Bunky a Úpravy. Táto karta nám teda umožňuje formátovanie textu, buniek, vkladanie nových riadkov aj stĺpcov, alebo výber rôznych štýlov buniek.

Karta Vloženie

Karta Vloženie je rozdelená na sekcie Tabuľky, Ilustrácie, Grafy, Prehliadky, Minigrafy, Filtre, Odkazy, Text a Symboly. Karta vloženie nám teda umožňuje do zošitov vkladať rôzne typy objektov a následne s nimi pracovať.

Karta Rozloženie stránky

Karta Rozloženie strany obsahuje Motívy, Vzhľad stránky, Prispôsobiť mierka, Možnosti listov a akciu Usporiadať. Pomocou tejto karty nastavujeme vzhľad listu a tiež pripravujeme jeho rozloženie pre následnú publikáciu.

Karta Vzorce

Karta Vzorce obsahuje sekcie Knižnica funkcií, Definované názvy, Závislosti vzorcov a Výpočet. Táto karta nám umožňuje rýchle vytvorenie rôznych vzorcov, upravovať ich závislosti a definovať názvy.

Karta Dáta

Karta Dáta obsahuje sekcie Načítať a transformovať dáta, Otázky a pripojenie, Zoradiť a filtrovať, Dátové nástroje, Prognóza a Prehľad. V tejto karte sú teda nástroje pre prácu s dátami, spoluprácu s externými zdrojmi, filtrovanie dát a definovanie názvov.

Karta Revízia

Karta Revízia je delená na sekcia Kontrola pravopisu, Prístupnosť, Jazyk, Komentáre, Zmeny a Rukopis.

Karta Zobrazenie

Karta Zobrazenie obsahuje Zobrazenie zošitov, Zobraziť, Lupa, Okno a Makrá. Umožňuje nám teda nastaviť rôzne zobrazenia a nastavenia listov a makier.

Makrá sú automatizované úlohy, ktorými sa budeme zaoberať až ku koncu kurzu.

Úprava pracovného prostredia

Pri prvom spustení programu Excel sa automaticky upravuje jej vzhľad. Tento vzhľad je ale možné si do istej miery upraviť tak, aby čo najviac vyhovoval priamo nám.

Prispôsobenia zobrazenia pásu kariet

Ako už bolo spomenuté, v programe Excel používame pre prácu karty, príkazy a tiež skupiny príkazov.

Pás kariet je pomerne vysoký a niekedy môže pri práci s väčšími dokumentmi prekážať. Preto je pás možné zobrazovať v troch režimoch. Toto nastavenie si môžeme zvoliť v pravom hornom roka po kliknutí na ikonu šípky Možnosti zobrazenia pásu kariet.

Na výber máme z nasledujúcich režimov:

• Automaticky skrývať pás kariet - umožňuje skryť pás kariet, po kliknutí v hornej časti aplikácie na lištu sa pás kariet opäť zobrazí
• Zobraziť karty - zobrazí sa iba karty páse kariet, po kliknutí na kartu sa zobrazí príkazy
• Zobraziť karty a príkazy - zobrazí sa karty vrátane príkazov

Zobrazenie alebo skrytie páse kariet

Zobrazenie a skrytie páse kariet dá tiež nastaviť v pravom hornom rohu aplikácie. V prípade, že chceme pás kariet skryť, klikneme na tlačidlo Zbaliť pás kariet.

V prípade, že chceme pás kariet opäť zviditeľniť, vyberieme akúkoľvek kartu, na ktorú klikneme (napr. Na kartu Domov) a potom v pravej časti aplikácie klikneme na tlačidlo Pripnúť pás kariet.

Týmto sme zoznámenie s využitím a ovládaním programu Excel. V budúcej lekcii, Ukladanie zošitov a práca s listami v programe Excel , sa môžete tešiť na prácu s listami.