3. diel - Tvorba tabuľky v programe Excel

Vítam vás u ďalšej lekcie e-learning kurzu programu Microsoft Excel, ktorý je určený pre začiatočníkov. V minulej lekcii, Ukladanie zošitov a práca s listami v programe Excel , sme sa priblížili prácu s listami. V tejto lekcii si povieme viac o vkladanie dát, ich kopírovanie, presúvanie a vytvoríme si základné tabuľku.

Vkladanie dát

Vkladanie dát je jednou zo základných operácií, ktorú s dátami vykonávame. Vkladanie je veľmi jednoduché, stačí vybrať bunku, do ktorej chceme dáta vkladať, a začať písať. Pri zadávaní vidíme záznam v bunke, ktorý zároveň vidíme aj v riadku vzorcov. Pozícia blikajúceho kurzora v bunke nám označuje aktívne miesto pre vloženie ďalšieho znaku.

Ak sme s vkladaním hotoví, stačí stlačiť klávesu Enter, alebo napr. Tab a dáta sa do bunky uloží. Na uloženie dát dôjde automaticky tiež pri kliknutí ľavým tlačidlom myši na novú bunku. Ak nechceme dáta ukladať, stačí stlačiť v aktívnej bunke (kde bliká kurzor) kláves Esc.

Ak ukončíme vkladanie klávesou Enter, ďalšia vybraná bunka bude bunka pod tou, kam sme vkladali dáta. Ak ukončíme vkladanie klávesom Tab, ďalšia vybraná bunka bude vpravo od bunky, kam sme vkladali dáta.

V Exceli rozlišujeme dva základné typy záznamov, ktoré môžeme do buniek vkladať - konštanty a vzorce. Konštanty delíme na číselné hodnoty, textové hodnoty, dátumy a čas, menové hodnoty, percentá, zlomky, logické hodnoty, symboly, komentáre a tiež chybové hodnoty. O vzorkách si v našom kurze povieme až v najbližších lekciách.

Zápis čísel a textu

Podľa toho, aké znaky do bunky zapíšeme, Excel sám spozná, či sa jedná o číslo alebo text.

Ak zapisujeme číslo, môže sa obsah bunky skladať z kombinácie číslic a špeciálnych znakov ako sú napr. +, -, e, E, (), %. Pokiaľ na začiatok čísla napíšeme nuly, budú automaticky vynechané.

Pokiaľ do bunky napíšeme akýkoľvek iný znak, Excel automaticky vyhodnotí reťazec ako text. Ak sa nezmestí do vybranej bunky, presahuje cez vedľajšie prázdne bunky. Ak nie je vedľajšie bunka prázdna, zobrazí sa iba časť textu a zvyšok presahujúceho texte je skrytý za bunku.

Excel zarovnáva text k ľavému okraju bunky a čísla k pravému okraju.

Zápis meny

Ak zapisujeme menu, tvoríme ju kombináciou číselných znakov a znakov meny. Znaky meny českej koruny (Kč) a eura (€), môžeme zapisovať do bunky priamo. Iné meny musíme nastaviť vo formátovaní jednotlivých buniek ručne.

Zápis zlomku

Ak zapisujeme zlomok, je potrebné mať v bunke kombinácii číselných znakov spoločne so znakom lomeno /. Zlomok zapisujeme v špeciálnom tvare napr. Namiesto 3,5 zapíšeme 3 1/2.

Zápis dátumu a času

Ak zapisujeme dátum a čas, musíme mať v bunke číselné znaky a špeciálne oddeľovača. Pri zapisovaní dáta používame ako špeciálny oddeľovač bodky ., Lomky / alebo spojovníkov -. Pri zápise času použijeme ako oddeľovač častí času dvojbodku :. Ak píšeme dátum a čas do jednej bunky, stačí pre ich oddelenie vložiť medzeru.

Zápis percent

Ak zapisujeme percenta, využijeme kombináciu číselných znakov a znaku určenom pre percenta %. Tento znak zapisujeme do bunky spoločne s číslami.

Zlomok, dátum a čas, mena a percentá sú vo východiskovom formátovania zarovnané vpravo.

V prípade, že chceme zmeniť formát dát, ktoré máme uložené v bunke, môžeme ísť na kartu Domov a v skupine Číslo máme rozbaľovaciu ponuku, v ktorej stačí kliknúť na niektorý ponúkaný formát a týmto výberom sa formát zmení.

Oprava a odstránenie dát

Ak budeme potrebovať už vložené dáta z nejakého dôvodu opraviť, vykonávame opravu vždy iba v aktívnej bunke. Bunku zaktivníme dvojitým kliknutím na bunku alebo stlačením klávesu F2, ak máme už bunku, ktorú budeme upravovať, označenú. Vykonané zmeny potvrdíme klávesou Enter.

Ak chceme obsah bunky odstrániť, je potreba aby bola bunka označená a potom stačí stlačiť kláves Delete (Del).

Kopírovanie a presúvanie dát

Kopírovanie a presúvanie dát sa od seba líšia. Ak kopírujeme bunky, vytvorí sa kópia, ktorá sa presunie na iné miesto v zošite - budeme mať teda dve bunky s rovnakými dátami. V prípade že dáta presúvame, kópia sa nevytvára a dáta sa len presúvajú na iné miesto v zošite - budeme mať teda iba jednu bunku s dátami.

Okrem dát môžeme kopírovať alebo presúvať tiež napr. Obrázky, vzorce, grafy, formátovanie atď.

Presúvanie dát

Ako sme si už povedali, pri presúvaní dát je len presúvame na iné miesto v zošite, čo urobíme nasledovne:

• Bunku si označíme kliknutím ľavého tlačidla myši na bunku
• Na karte Domov v skupine Schránka klikneme na tlačidlo Vystrihnúť alebo súčasne stlačíme klávesy Ctrl + X. Presunutie môžeme tiež zvoliť po kliknutí pravého tlačidla myši na označenú bunku a zvoliť Vyňať.

• Označíme si bunku, do ktorej chceme dáta presunúť
• Na karte Domov v skupine príkazov Schránka klikneme na tlačidlo Vložiť alebo stlačíme klávesy Ctrl + V. Vloženie môžeme tiež zvoliť po kliknutí pravého tlačidla myši na označenú bunku a zvoliť Vložiť.

Pri vkladaní dát do zošita môžeme voliť z niekoľkých formátov pôvodných dát, čomu sa budeme venovať viac v nasledujúcej lekcii.

Obdobne potom takto môžeme presúvať objekty, grafy, vzorce a pod.

Kopírovanie dát

Pri kopírovaní vytvárame kópiu dát, postup bude teda čiastočne odlišný.

• Bunku si označíme kliknutím ľavého tlačidla myši na bunku
• Na karte Domov v skupine Schránka klikneme na tlačidlo Kopírovať alebo súčasne stlačíme klávesy Ctrl + V. Kopírovanie môžeme tiež zvoliť po kliknutí pravého tlačidla myši na označenú bunku a zvoliť Kopírovať.

• Označíme si bunku, do ktorej chceme dáta skopírovať
• Na karte Domov v skupine príkazov Schránka klikneme na tlačidlo Vložiť alebo stlačíme klávesy Ctrl + V. Vloženie môžeme tiež zvoliť po kliknutí pravého tlačidla myši na označenú bunku a zvoliť Vložiť.

Pri kopírovaní i presúvania sú dáta automaticky uložená do schránky, čo je vlastne oblasť pamäte aplikácie. Ak teda chceme dáta presunúť alebo skopírovať do ďalšej bunky, stačí si bunku označiť a opäť dáta vložiť. Toto je možné do tej doby, než začneme písať nové hodnoty do inej bunky.

Schránka sa používa pre prenos dát i medzi jednotlivými aplikáciami Office (napr. Z programu Excel do aplikácie Word).

Príklad

Chceme si evidovať tovar, ktorý nám prišlo na sklad. Vytvoríme si teda jednoduchú tabuľku s použitím vedomostí o vkladanie dát a ich formátoch.

V stĺpci Tovar využijeme formát Text, v stĺpci naskladnenie dne využijeme formát Dátum. V ďalšom stĺpci použijeme formát Číslo a v poslednom stĺpci Cena za kus využijeme formát Mena.

Spomenuli sme si však, že do našej tabuľky tovar potrebujeme doplniť múku, ktorá bola naskladnenie skôr. Vieme, že množstvo dodaných kusov bolo rovnaké ako u cukru. Doplníme si teda údaje o názve tovaru a naskladnenie. Do bunky s počtom kusov cukru klikneme ľavým tlačidlom myši a bunku skopírujeme. Potom klikneme do bunky s počtom kusov múky a dáta vložíme.

Pri kontrole si tiež všimneme, že sme zadali zlú cenu za kus pri cukre - táto cena za kus má byť u múky. Klikneme teda na bunku s hodnotou ceny za kus cukru a zvolíme možnosť Vyňať. Potom klikneme do bunky s cenou za kus múky a dáta vložíme.

Potom si ešte do tabuľky doplníme správnu hodnotu ceny za kus cukru a našu prvú základnú tabuľku máme hotovú.

V tejto lekcii sme si ukázali, ako vkladať dáta, ako je kopírovať a presúvať a vytvorili sme si základné tabuľku. V budúcej lekcii, Kvíz - Zoznámenie s aplikáciou, tvorba tabuľky v aplikácii Excel , sa môžete tešiť na úpravy stĺpcov a riadkov tabuľky.

V nasledujúcom kvíze, Kvíz - Zoznámenie s aplikáciou, tvorba tabuľky v aplikácii Excel, si vyskúšame nadobudnuté skúsenosti z predchádzajúcich lekcií.