5. diel - Zavádzanie Master Data Management v praxi - Online kurz

V predchádzajúcej lekcii, Master Data Management (MDM) a ako nám pomôže , sme si vysvetlili, čo je to Master Data Management (MDM) a ako nám pomôže.

Už vieme, čo sú to Master Data, kedy je firma zvyčajne začína riešiť, v akých krokoch postupovať a ako nám môže pomôcť osobitný nástroj pre evidenciu Master dát. V tejto lekcii sa pozrieme na dvoch príkladoch, ako prakticky začať Master dáta riešiť.

1. Nová Master Data, ktorá niekde potrebujeme spravovať

Máme spoločnosť, ktorá sa rozhodne posilniť svoje vzťahy so zákazníkmi využívajúce jej produkty budovaním siete business konzultantov, ktorí zákazníkom umožnia produkty využívať čo najlepšie. Každý zákazník bude mať svojho primárneho konzultanta, každý konzultant bude mať na starosti niekoľko zákazníkov. Ide o podobnú štruktúru, akú už vo firme hrajú obchodní zástupcovia. Obe role (obchodný zástupca a konzultant) budú spoločne vytvárať plán dosiahnutie strategických cieľov u zákazníka a potom ho aj realizovať.

Evidencia vzťahov je zásadný napríklad aj pre tak citlivú vec ako je výpočet bonusov, ktoré majú zaistiť potrebnú zainteresovanosť obchodných zástupcov i konzultantov. Väzba obchodných zástupcov na zákazníkov sa už sleduje v ERP systéme. CRM, ktoré bolo implementované neskôr tieto dáta z ERP systému iba preberá a funguje ako ERP systém. Evidencia väzby konzultantov na zákazníkov sa spoločnosť rozhodla riešiť v ERP systéme, pretože sa tam už eviduje väzba na obchodný zástupca. Než sa väzba začne evidovať v ERP systému, je treba počkať viac ako pol roka ako sa daný zmenový požiadavka analyzuje a dostane sa na poradie k vývoju. Spoločnosť sa preto rozhodne, že dočasným riešením bude evidencia vzťahu v súbore v Exceli, z ktorého ostatné systémy budú tieto dáta čerpať. Ak ti je táto situácia podvedomá asi ťa napadajú tieto úskalia:

• Systém, v ktorom musíte čakať niekoľko mesiacov na implementáciu nového číselníku, jednoducho nie je dobrým riešením.
• Robiť z ERP systému systém pre správu master dát nie je architektonicky správnym. Iste existujú dôvody, prečo v ERP ponechať väzbu obchodných zástupcov na zákazníkov, ale ďalšie master dáta by sa len kvôli tomu do neho nemali rozširovať.
• ERP systém nebude mať také možnosti ako systém pre správu master dát.
• Dočasné riešenie pomocou Excelu sa môže stať trvalým. Ak sa objavia urgentnej potreby vývoja ERP funkcionalít, vývoj číselníkov nedostane potrebnú prioritu a bude odsúvaný. To je realita života.
• Excel bude náchylný na nekonzistencie. Nemáme možnosť, v ňom dostatočne spoľahlivým spôsobom zabezpečiť sledovanosť pôvode dát (tzv. Audit trail) a pravidlá konzistencie dát, nehovoriac o previazanosti s ďalšími master dátami. Visual Basic for Applications (VBA) nie je dostatočne robustným riešením.

2. Zmapovanie existujúcich Master dát a ich vlastníctva

Než sa pustíme do budovania systémov Master dát, musíme si zmapovať súčasnú situáciu a zabezpečiť procesy aktualizácie existujúcich dát. Nemožno čakať, až budú všetky dáta v centrálnom Master Data systému, ktorý chceme začať budovať, pretože to môže trvať roky. Prvým krokom teda bude zber informácií (metadát) o našich master dátach - v akých sú systémoch, ako si ich systémy medzi sebou vymieňajú, kto je za ne zodpovedný, aké dáta sa vyskytujú a udržujú duplicitne na viacerých miestach.

3. Riešenie

Ako vyššie uvedené prípady riešiť? Použijeme systém pre správu master dát. Zaistí nám nasledujúce:

• Možnosť efektívneho dizajnu dátových štruktúr a pravidiel.
• Efektívne nastavenia prístupových oprávnení pre zadávanie dát i ich odber užívateľmi i aplikáciami.
• Audit trail - dohľadateľnosť toho, kto, kedy a aké dáta zadal.
• Jednoduchá tvorba interface pre aplikácie odoberajúce alebo naopak poskytujúca Master Data.
• Možnosť transformácie, čistenie a konsolidácia dát pred ich distribúciou konzumentom.
• Evidencia vlastníkov dát a možnosť schvaľovania.
• Podpora platnosti záznamov.

Tieto kroky si môžeme predstaviť na systéme ObjectGears. ObjectGears je platforma pre rýchly vývoj aplikácií a disponuje funkciami pre Master Data Management.

1. Dizajn dátových štruktúr a pravidiel

Štruktúry pre evidenciu master dát môžeme naklikať vrátane väzieb na iné číselníky, dedičnosť alebo možnosť odkazovať sa v jednom poli na záznamy z viacerých rôznych číselníkov.

2. Prístupové práva

Vytvoríme si vlastné role a nastavíme oprávnenia podľa potreby. Oprávnenie môžeme riadiť podľa operácií (čítanie, aktualizácie, vytváranie, mazanie), môžeme ich nastavovať na určité záznamy aj na určité vlastnosti. Konkrétnym aplikáciám odoberajúcim dáta môžeme nastaviť potrebné aplikačné filtre, tak aby každá aplikácia dostala to, čo dostať má.

3. Audit trail

ObjectGears sleduje, kto, kedy a aké dáta zadal a prehľadne zobrazí, kedy sa menili hodnoty z akých a na aké.

4. Interface pre aplikácie

Jednotlivé číselníky môžu aplikácie odoberať online prostredníctvom webových služieb alebo dávkovo prostredníctvom XML alebo CSV súborov. Podobne aplikácie môžu dáta do ObjectGears odovzdávať. Ak ObjectGears prevádzkujete on premise, máte možnosť aj databázové integrácie (v prípade veľmi vysokých požiadaviek na výkon). Externé aplikácie (konzumenti a producenti) môžu pomocou webových služieb alebo URL volania vyvolať aj spracovanie v ObjectGears (spustenie udalostí, importov a exportov dát).

5. Transformácia, čistenie a konsolidácia dát

Po odovzdaní dát zhotovených producentmi je možné ich v ObjectGears podrobiť transformáciám, čistenie, konsolidáciu a schvaľovanie pred uvoľnením konzumentom dát. K tomu nám poslúži, pravidlá, plánovač úloh a workflow. Dáta môžu prejsť zo vstupných (importných) tried cez pracovné triedy do výstupných (exportných) tried.

6. Evidencia vlastníkov

Jedným z prvých krokov pri riešení Master dát je ich zmapovanie. V ObjectGears môžeme jednoducho evidovať všetky metadáta Master dát - v akých systémoch sa nachádzajú aké číselníky, kto je za ne zodpovedný, aké aplikácie s nimi ďalej pracujú atď. Ak je vlastníkom používateľ ObjectGears, môže dostávať notifikácie, workflow úlohy a mať k dispozícii potrebné dashboardy .

7. Podpora platnosti záznamov

Evidencia platnosti záznamov je kľúčovou vlastnosťou master dát. ObjectGears platnosť dát podporuje a pomôže nám tak zaistiť konzistenciu dát a vyhnutie sa chybám spôsobených ľudským faktorom.

V ďalšej lekcii, Alokácia nákladov (Charge-back) , sa pozrieme na alokáciu nákladov (charge-back), ktorej cieľom je ukázať, koľko nás stojí jednotlivé služby, produkty, zákazníci, oddelenie, programy.