6. diel - Alokácia nákladov (Charge-back)

V minulej lekcii, Zavádzanie Master Data Management v praxi , sme si na dvoch príkladoch ukázali, ako prakticky začať Master dáta riešiť.

Alokácia nákladov

Úvod

Cieľom alokácia nákladov je ukázať, koľko nás stojí jednotlivé služby, produkty, zákazníci, oddelenie, programy a pod. Ide o proces identifikácie a priradenie nákladov týmto nákladovým objektom. Ak sú náklady alokované správne, dokáže organizácia identifikovať nákladové objekty, ktoré vytvárajú zisky alebo straty, a lepšie prijímať potrebné rozhodnutia.

Náklady ako vstupy riešenie môžeme niekedy priamo priradiť nákladovým objektom (výstupy riešenia - napr. Tímy, organizačné jednotky, nákladové strediská). Niekedy to ale nie je možné, pretože danú faktúru či mzdu platíme, aby sme zabezpečili určitú službu. Služby následne poskytujeme používateľom a tie možno priradiť nákladovým objektom. Služby tak predstavujú transformáciu nákladov. Rozdelenie nákladov alokovaných na jednotlivé služby potom rieši modely transformácie.

Alokáciou nákladov sa v organizáciách zaoberajú tímy Financií a Účtovníctvo a tento proces je často podporovaný účtovným software. V praxi však niekedy býva ťažké realizovať túto alokáciu, pretože tímy zodpovedné za jednotlivé oblasti nákladov majú rozdielne predstavy o spôsobe alokácie. Konkrétne modely alokácia nákladov môže byť tiež ťažké v účtovnom software realizovať.

Ak sa budete obzerať po riešení pre alokáciu nákladov, zamerajte sa na možnosti prispôsobenia riešenia. Tak ako u iných softvér aj tu platí, že nech bude daný softvér označovaný ako best practise akokoľvek, nízke možnosti prispôsobenia vás budú obmedzovať. Oplatí sa preto siahnuť po riešeniach low-code development platforiem ako je napr. ObjectGears, ktoré ponúkajú rýchly a efektívny spôsob riešenia týchto potrieb.

Parametre a koncepcie vzorového riešenia

oblasť	IT náklady
Náklady (Vstupy)	Faktúry, Mzdové náklady IT, Odpisy majetku
Nákladové objekty (Výstupy)	Organizačné jednotky, Tímy, Krajina
transformačný objekty	služby
modely transformácie	Užívatelia služieb, Model tlače, Model diskového úložiska, Model serverov

Alokácie nákladov:

• Priamo na nákladové objekty (organizačné jednotky, tímy, krajina)
• na užívateľa
• Na skupiny užívateľov
• na služby

V koncepčné rovine môže vyjadriť alokáciu nasledujúcom schémou.

Obrázok 1: Koncepcia alokácia nákladov

Uplatnenie nákladových modelov si ukážeme na nasledujúcom príklade. Začíname opäť faktúrami a mzdovými nákladmi za dané obdobie, ktoré pridelíme službe výtlačkov. Do nákladov, ktoré musíme rozdeliť, však nevstupujú iba priame náklady pridelené z faktúr a mzdových nákladov, ale môžu to byť náklady z iných modelov. V príklade nižšie to sú náklady za servery používané na tlačové riešenie. Všetky náklady spojené so službou rozpočítame na užívateľa podľa objemu tlače, ktorý za dané obdobie mali. Výsledné priradenie nákladov k tímom a krajinám potom prebehne podľa toho, v akom tíme a krajinu užívateľ pracoval. Pretože používatelia medzi tímami prechádzajú alebo pracujú súbežne pre viacerých tímov a krajín, môžeme jedného používateľa za dané obdobie alokovať zodpovedajúcim podielom k viac tímom a krajinám. Náklady pripadajúce na neho sa potom proporčne rozdelí.

Obrázok 2: Alokácia nákladov v modeli výtlačkov

Vzorové riešenie používa tri nákladové modely:

• Model tlače - alokácia na užívateľa podľa objemu tlače
• Model diskového úložiska - alokácia na užívateľa podľa objemu dát
• Model serverov - alokácie na používateľa, službu alebo krajinu a tím podľa objemu serverových prostriedkov

Obrázok 3: Logika rozúčtovanie prostredníctvom modelov služieb alebo priamym priradením

Správa riešenia a základné dashboardy

Riešenie pracuje so vstupnými údajmi, ktorými sú údaje o faktúrach a ďalších nákladoch, údaje pre rozdelenie nákladov alokovaných na služby (pozri napr. Prehľad výtlačkov) alebo alokácie používateľov z vyššie uvedeného príkladu. Dáta je možné hromadne importovať zo vstupných súborov alebo priamo vyčítať napr. Z Active Directory. Niektoré dáta je potrebné upraviť (napr. Rozdelenie sumy z faktúry na viac služieb alebo tímov). Toto zabezpečuje Správca riešenie, ktorý má k dispozícii svoj dashboard. Dashboard obsahuje jednak rozcestník k hlavným dátam riešenia a jednak prehľady identifikujúce najrôznejšie nezrovnalosti, ktoré treba riešiť (napr. Faktúry, pri ktorých súčet alokáciou nezodpovedá celkovej sume pod.).

Obrázok 4: Dashboard Správca riešenie

Výsledky potom zachytáva dashboard, ktorý pre príslušné obdobia zobrazí náklady alokovanej na výstupnej nákladové objekty (organizačné jednotky, tímy, krajina).

Obrázok 5: Dashboard s výsledkami alokácie

Správa riešenie

Správa riešenie spočíva v udržiavaní aktuálnosti základných parametrov riešenia (číselníky), identifikáciu eventuálnych nezrovnalostí v importovaných dátach a potrebných manuálnych úpravách.

Číselníky - základné parametre riešenia

Menu Číselníky obsahuje základné konfiguračné prehľady:

• skupiny Active Directory (určujú alokáciu na užívateľa pri určitých služieb)
• obdobie
• krajiny
• tímy
• organizačné jednotky

Obrázok 6: Menu Číselníky

V nižšie uvedenom príklade číselníku vidíme zoznam tímov. Každý Tím je priradený do určitej Organizačné jednotky.

Obrázok 7: Číselník Zoznam tímov

Identifikácia nezrovnalostí

Správca rieši nezrovnalosti, ktoré sú automaticky identifikované. napr .:

• faktúry a iné poplatky, ktoré nie sú alokované
• faktúry a iné poplatky, pri ktorých súčet jednotlivých alokáciou nezodpovedá celkovej sume
• užívatelia, ktorí nie sú alokované na žiadny tím alebo krajinu
• ...

Potrebné manuálne úpravy

Správca môže vykonať potrebné dodatočné úpravy. Príklad: Na obrázku nižšie vidíme rozúčtovanie mzdových nákladov helpdesku. Jeden náklad možno alokovať na viacerých nákladových objektov a viacerými spôsobmi. Možno ho rozdeliť na sumy pridelenej priamo tímom a krajinám, konkrétnym používateľom, skupinám používateľov alebo službám.

Obrázok 8: Príklad rozúčtovania poplatku

Modely rozúčtovanie služieb

Náklady alokovanej na služby môžeme často jednoducho rozdeliť na užívateľov, ktorí danú službu používajú. To platí napr. Pre aplikácie. U služby potom uvedieme skupín užívateľov, ktorí s danou aplikáciou pracujú.

Niekedy ale danú službu nie je možné prideliť priamo užívateľom. V prípade služby Serverová infraštruktúra sú príjemcom služby často iné služby. V takom prípade náklady pripadajúce na službu najprv rozdelíme medzi jednotlivé servery. Stanovíme si váhy podľa základných parametrov serverov (napr. CPU, RAM a HDD) - viď obrázok nižšie.

Obrázok 9: Model serverov

V druhom kroku potom u každého servera určíme, kto ho používa. Často to bude jedna aplikácia, a teda jedna služba alebo jeden tím, ale niekedy bude rozúčtovania zložitejšie.

Na obrázku nižšie vidíme priradenie servera, ktorý používa niekoľko služieb a tímov. Toto priradenie stačí väčšinou urobiť len raz a v ďalších rokoch ho popr. nadrobno upraviť, pokiaľ došlo k zmenám. Čas investovaný na začiatku do správneho priradenia sa nám tak neskôr vráti v správnej alokáciu nákladov aj v nasledujúcich rokoch.

Obrázok 10: Rozúčtovanie serveru

Záver

Predstavili sme si riešenie alokácie nákladov, ktoré nám umožnia určiť, koľko nás stojí jednotlivé služby, produkty alebo tímy vo firme. Vlastné riešenie si môžete pozrieť v demo verzii.