3. diel - Google Forms - Nastavenie a odoslanie formulára

V minulej lekcii, Google Forms - Formáty odpovedí , sme si prakticky vyskúšali, aké v našich formulároch máme možnosti nastavenia formátov odpovedí.

V tejto lekcii Google Forms sa budeme venovať konkrétnemu nastaveniu formulára a jeho odoslaniu respondentom. Ukážeme si, ako meniť a prispôsobiť grafický motív aj písmo, ako môžeme formulár otestovať a čo konkrétne je možné užívateľom pri a po odoslaní formulára umožniť.

Nastavenie formulára

V hornom menu vedľa názvu formulára nájdeme niekoľko ikon potrebných pre našu ďalšiu prácu. Pre prehľadnosť a vysvetlenie sme si ikony opäť očíslovali:

Podľa čísel na obrázku vyššie sú to konkrétne tieto funkcie:

1. Prispôsobiť motív,
2. Náhľad formulára,
3. Späť,
4. Dopredu,
5. Odoslať
6. Ďalšie nastavenia,
7. Pridať zástupcu formulára do zložiek na Google Disku,
8. Uložiť zástupcu do obľúbených položiek na Google Disku. Pre zobrazenie zástupcov je potrebné si otvoriť aplikáciu Google Disk:

Prispôsobenie motívu

Pre úpravy motívu si vyberieme tlačidlo Prispôsobiť motív (na obrázku vyššie označený číslom 1 - ikona s paletou). Otvorí sa pravý bočný panel s možnosťou meniť typ a veľkosť fontu pre záhlavie, otázku a text.

Pre záhlavie je možné vybrať z ponuky pripravených obrázkov alebo zvoliť vlastný motív. Ďalej je možné nastaviť farebnosť horného okraja formulára a pozadia za otázkami.

Náhľad a otestovanie

Výsledok úprav a celkový vzhľad formulára si prezrieme tlačidlom Náhľad (na obrázku vyššie označený číslom 2 - ikona s okom). Týmto sa otvorí nová karta webového prehliadača s náhľadom formulára. Vyskúšame si celý formulár vyplniť a odoslať. Otestovanie nesmieme podceniť, vyskúšame odoslať aj niekoľko variant odpovedí. Pred finálnym použitím všetky testovacie odpovede vymažeme. Po vyskúšaní formulára kartu s náhľadom zatvoríme.

Vyhodnotenie testovaných odpovedí

Pri formovaní dotazníka sa nám bude hodiť pozrieť sa dopredu pred odoslaním respondentom na možnosti, aké sa nám ponúkajú rôzne vyhodnotenia odpovedí.

Najprv sa pozrieme na grafické vyjadrenie odpovedí. Nájdeme ho hore uprostred nad formulárom. Záložka odpovede je označená číslom s počtom odpovedí.

Prezrieme si teda, ako vyzerajú naše testovacie odpovede v grafickom prevedení Súhrn. Zodpovedá grafické vyjadrenie našim potrebám ? Alebo bude lepšie zmeniť typ otázky tak, aby vyhodnotenie bolo viac prehľadné? Pokiaľ sú pre nás automatické grafy použiteľné, stačí ich tlačidlom Kopírovať uložiť do pamäte počítača a vložiť ich pre ďalšiu prácu napr. do Wordu či PowerPointu a vhodne okomentovať.

Grafické vyhodnotenie nie je jediná možnosť. Dáta môžeme ďalej analyzovať pomocou ponuky Otázka. Tu nájdeme vyhodnotenie odpovedí jednotlivých otázok. V ponuke Individuálne si do detailu môžeme prezrieť jednotlivé odpovede.

Tri zvislé bodky v pravom hornom rohu formulára, prepnutého do Odpovedí, ponúkajú možnosť exportovať vyplnené dáta do *.csv súboru pre ďalšiu analýzu napr. v Exceli či PowerBI. Zelená ikona s krížikom ponúka vytvorenie Google tabuľky (sheets) s odpoveďami. Vyhodnotenie odpovedí je teda možné realizovať rôznymi spôsobmi.

Tri zvislé bodky ponúkajú tiež:

• Dostávať e-mailom oznámenie o nových odpovedí - Forms nás bude informovať o novej odpovedi mailom.
• Vybrať cieľ pre odpovede - Týmto nastavíme automatické vytvorenie odpovede v tabuľke Google, prepojené s naším formulárom. Ak ukladáme odpovede do Tabuľok Google, neovplyvní zmazanie odpovede z formulára príslušnú tabuľku.
• Zrušiť prepojenie - Prestane ukladať dáta z formulára do tabuľky.
• Stiahnuť odpovede (.csv)
• Vytlačiť všetky odpovede - Umožňuje tlač jednotlivých formulárov.
• Zmazať všetky odpovede - Umožňuje zmazanie odpovedí, využijeme napr. na zmazanie našich testovacích odpovedí.

V ponuke Odpovede nesmieme zabudnúť prepínač: Prijíma odpovede. Jeho prepnutie ukončí možnosť prijímať ďalšie odpovede do formulára, napr. po vypršaní jeho platnosti.

Nastavenie formulára

Poslednou záložkou hore nad formulárom je Nastavenie.

V nastavení nájdeme položky:

• Zmeniť na kvíz - prepne formulár na písomku,
• Odpovede:
  • Zbierať e-mailové adresy - vynucuje vloženie e-mailu respondenta do formulára,
  • Zaslať respondentom kópiu ich odpovedí,
  • Povoliť upravovanie odpovedí po odoslaní - teda dovolí návrat do formulára,
  • Obmedziť na 1 odpoveď - v tomto prípade je potrebné byť prihlásený do svojho Google účtu, adresa prihlásenia je zdieľaná s vlastníkom formulára.
• Prezentácia:
  • Zobraziť ukazovateľ postupu - výhodné pri dlhších formulároch,
  • Náhodné poradie otázok - používame hlavne pri kvízoch,
  • Text potvrdenia - je možné upraviť automatickú odpoveď,
  • Zobraziť odkaz pre odoslanie ďalšej odpovede - ak máme aktivované Obmedziť na 1 odpoved, tak toto nie je možné použiť,
  • Zobraziť súhrn výsledkov s respondentmi - tu je odkaz pre zobrazenie súhrnu odpovedí, ktorý bude automaticky ponúknutý aj respondentom nášho dotazníka,
  • Zakázať všetkým respondentom automatické ukladanie - to znamená, že v prípade zatvorenia alebo obnovenia prehliadača prídu respondenti o neuloženú prácu.
• Predvolené:
  • V predvolenom nastavení zhromažďovať všetky e-mailové adresy,
  • V predvolenom nastavení sú otázky povinné.

Teraz je náš dotazník kompletne nastavený a môže byť odoslaný respondentom.

Odoslanie prvého formulára

Pripomeňme si, že v nastavení nášho formulára je možné vybrať niekoľko hodnôt vzťahujúcich sa na správanie formulára po odoslaní. Ak nechceme respondentov príliš „zaťažovať“ zdieľaním e-mailovej adresy a ide nám skôr o povrchový prieskum s anonymnými odpoveďami, môžu všetky položky zostať vypnuté. Pokiaľ naopak chceme, aby si respondent mohol svoje odpovede uložiť či upraviť a ak ho chceme sami prípadne následne osloviť budú všetky položky aktívne, viď obrázok:

Varianty odoslania formulára

Nastavenie formulára je hotové. Kliknutím na fialové tlačidlo Odoslať v pravom hornom rohu aplikácie vyvoláme okno Odoslať formulár.

Formulár je možné poslať cez:

• E-mail - E-mail odchádza priamo z Forms. Do poľa Komu: vložíme adresy oddelené bodkočiarkou alebo čiarkou, aplikácia rozdelí e-maily na jednotlivé správy. Príjemcovia teda nezískajú e-mailové adresy ostatných a e-mailový klient ich nevyhodnotí ako hromadnú poštu.

Doplníme tiež predvyplnený predmet správy a správu samotnú vrátane podpisu. Potom už môžeme formulár poslať tlačidlom Odoslať:

Je viac než vhodné si vždy urobiť testovací e-mail aj do viacerých prostredí (Outlook, Google, Zoznam a pod.), nech máme predstavu, aký bude výsledok. Výsledok odoslania formulára do prostredia Outlook vyzerá takto:

• Link - Odkaz na formulár môžeme tiež iba skopírovať a vložiť ho napr. ako príspevok na sociálne siete, do dokumentu či do predpripraveného e-mailu v e-mailovom klientovi. Môžeme použiť aj prednastavené linky na zdieľanie na Facebook a Twitter:

Iframe - Iframe umožňuje do stránky vložiť „rám“ presnej veľkosti a zobraziť v ňom inú stránku. Vygenerovaný odkaz sa vkladá priamo do webovej stránky:

V odoslaní formulára sa tiež znovu objavuje možnosť zatrhnúť položku Zhromažďovať e-maily, ak by sme na nej zabudli v nastavení.

Ďalšie tlačidlo, ktoré ešte uvidíme na inom mieste, je voľba Pridať editora. Toto tlačidlo nám umožňuje nastaviť ďalšiemu človeku oprávnenie na prácu s formulárom (editori môžu meniť oprávnenia a zdieľať). Náš formulár sa editorovi automaticky pridá do zoznamu medzi jeho Google Forms:

V tejto lekcii sme si prešli nastavením formulára na zber spätnej väzby a formulár odoslali, či vygenerovali odkaz na jeho odoslanie inou cestou. Čakáme teda na odpovede reálnych respondentov. Pripomeňme si, že nesmieme zabudnúť predchádzajúce testovacie odpovede zmazať. Mazanie nájdeme v ponuke Odpovede - vpravo sú tri zvislé bodky pre nastavenie. Pokiaľ bol nastavený zber e-mailových adries, máme v odpovediach aj prehľad tých, ktorí neodpovedali a môžeme im po čase poslať e-mail s pripomenutím:

V budúcej lekcii, Google Forms - Vytvorenie kvízu , vytvoríme formulár ako kvíz a preberieme možnosti jeho nastavenia.